Questa guida si applica alle installazioni V18. Se si utilizza la V20, seguire quest’altra guida.

Routing chiamate: Orario di ufficio e IVR

Introduzione

Probabilmente non vuoi che le chiamate squillino sul tuo cellulare nel cuore della notte. Allora, per fortuna, esiste la funzione Orario d'ufficio. Qui è possibile configurare gli orari di apertura dell'azienda e quelli di pausa, per poi instradare le chiamate in modo diverso quando l'ufficio è chiuso. Per far sì che tutto questo funzioni, non solo è necessario configurare gli orari di ufficio, ma anche assicurarsi che le chiamate vengano instradate verso il menu IVR "orari di ufficio" incorporato.

Imposta gli orari di ufficio

Passo 1: Configurare l'orario di ufficio

Per configurare gli orari dell'ufficio:

  1. Andare alla sezione "3CX Admin" e poi a "Orario d'ufficio":
  1. 3CX FREE/SMB - L'orario di ufficio sarà applicato a tutto il team.
  2. Dedicata - Vedrai una colonna in più che elenca i gruppi che sono stati creati, con almeno un gruppo chiamato "Default". L'orario di ufficio sarà applicato solo ai membri di quel gruppo.
  1. Cliccare sui giorni e specificare gli orari di apertura.
  2. Aggiungere le eventuali pause.
  3. Utilizzare i pulsanti "Aggiungi" e "Cancella" per ogni sezione per aggiungere o rimuovere gli orari di tutti i giorni della settimana in un'unica azione.
  4. Se il gruppo si trova in un fuso orario diverso, è possibile impostare il fuso orario in fondo alla pagina.
  5. Se esistono più gruppi, ripetere questa procedura per ogni gruppo.

Passo 2: Assegnare un DID e instradare le chiamate

Dopo aver configurato l'orario di ufficio, è necessario instradare tutte le chiamate verso questo numero e selezionare l'azione del sistema in base all'orario di ricezione della chiamata:

  1. Nella sezione "Numero DID assegnato", selezionare un DID non assegnato. Se si dispone di un solo numero, selezionalo.
  2. Ora selezionare una destinazione per le chiamate ricevute in orario d'ufficio, fuori orario e in pausa:
  1. Un altro "Utente”
  2. "Casella vocale" di un altro utente
  3. "Gruppo di suonerie”.
  4. "Receptionist digitale".
  5. "Coda".

Passo 3: Registrare un annuncio

Che ne dici di dare il benvenuto ai chiamanti mentre aspettano che tu risponda a una chiamata? Piuttosto bello, vero? Per configurare questa funzione:

  1. Attivare il pulsante "Riproduci annuncio".
  2. Registrare ciò che si desidera dire ai chiamanti. Qualcosa di originale come "Grazie per aver chiamato l'azienda XYZ". Per registrare l'annuncio:
  1. Cliccare sul pulsante "Registra".
  2. Immettere il nome del file desiderato e fare clic sul pulsante "Registra".
  3. Il popup mostrerà il tempo di registrazione. Al termine, cliccare sul pulsante "Stop".
  4. A questo punto è possibile riascoltare il saluto, registrarlo nuovamente o cliccare sul pulsante di caricamento per salvarlo.
  5. La registrazione verrà visualizzata nella casella a discesa.
  1. Se si dispone già di un file audio, è possibile caricare l'annuncio come file Mono, 8khz, 16bit WAV.
  2. Ripetere l'operazione con un annuncio diverso per i momenti di pausa o di chiusura dell'ufficio.

Se non si vede il pulsante "Registra", assicurarsi che il microfono sia configurato correttamente e siano state abilitate le autorizzazioni in Impostazioni > Audio/Video.

Passo 4: Configurare le vacanze

Vai in vacanza? Bene, allora è possibile configurare questi giorni e far sì che le chiamate vengano gestite come se l'ufficio fosse chiuso. È sufficiente fare clic sul pulsante "Aggiungi" sotto "Imposta le ferie" e specificare data e ora.

Passo 5: Sovrascrivere la modalità aperto, chiuso o in pausa

Sei arrivato a lavoro presto e vuoi aprire l'ufficio? È possibile sovrascrivere l'orario di apertura dell'ufficio dal menu dell'account nel web client. Naturalmente è possibile fare la stessa cosa per chiudere l'ufficio in anticipo.  

Sovrascrivi gli orari di ufficio Opzione di sovrascrizione degli orari di ufficio

  1. Cliccare sul proprio avatar. È necessario avere il ruolo di Receptionist o di Manager su 3CX.
  2. Selezionare "Annullamento dell'orario di ufficio".
  3. Utilizzare il menu a tendina per selezionare uno degli stati preimpostati o crearne uno "personalizzato" e scegliere la durata.
  4. Una delle opzioni è quella di riprodurre un messaggio e terminare la chiamata "Riproduci annuncio e termina chiamata". Questa opzione può essere utile in caso di emergenza o di formazione.
  5. Fare clic su "OK".
  6. A questo punto verrà visualizzato fino a quando l'override sarà attivo. Allo scadere del tempo, tornerà in vigore l'orario d'ufficio predefinito.

Passo 6: Receptionist digitale avanzata

Hai superato il menu IVR di base? Allora è possibile creare receptionist digitali avanzate con molte più opzioni! Dovrai farlo se vorrai permettere al chiamante di scegliere da un elenco di opzioni, ad esempio vendite o assistenza.

Imposta e modifica la receptinoist digitale

Per creare un centralino digitale:

  1. Andare in "Admin > Gestione chiamate".
  2. Fare clic su "+ Aggiungi receptionist digitale".
  3. Assegnare al nuovo centralinista digitale un nome come "Giorno festivo".
  4. Se si desidera assegnare un DID a questo IVR in modo che le chiamate vengano instradate a questo IVR, è possibile farlo alla voce "Assegnazione di un numero DID valido". In questo modo, le chiamate salteranno la funzione di orario d'ufficio e tutte le chiamate saranno SEMPRE instradate a questo DID.
  5. Caricare o registrare il proprio saluto. Qualcosa del tipo "Grazie per aver chiamato XYZ, premere 1 per le vendite e 2 per l'assistenza". Alcuni suggerimenti:
  1. Non utilizzare caratteri speciali (< > : " / \ | ? * &) nel nome del file del messaggio.
  2. Se si intende preregistrare l'annuncio, farlo nel formato PCM, 8 kHz, 16 bit, Mono. In Windows Sound Recorder è necessario utilizzare l'opzione "Salva con nome" per salvare in questo formato. Non utilizzare il formato MP3. È possibile utilizzare il nostro strumento di conversione audio.
  3. Annunciare il numero che l'utente deve premere dopo l'opzione, ad esempio "Per le vendite, premere 1".
  1. Selezionare la destinazione desiderata per ogni cifra.
  2. Nella scheda Opzioni è possibile selezionare una serie di opzioni, ad esempio una lingua di richiesta diversa o un percorso alternativo per i messaggi SMS inviati a questo numero.
  3. Cliccare su "Salva".

Aggiungi una receptionist digitale per gestire le chiamate

Per saperne di più

Ultimo aggiornamento

Questo documento è stato aggiornato l'ultima volta il 28 luglio 2023.

https://www.3cx.it/doc/manuale/risponditore-digitale-ivr/