Che cos’è un Risponditore Automatico?

Il risponditore automatico è un termine comunemente usato nella telefonia per descrivere un menu di sistema vocale che permette a chi chiama di essere trasferito ad un interno senza passare attraverso un operatore telefonico. Il risponditore automatico è anche conosciuto come operatore automatico ed è una funzione molto diffusa tra i sistemi telefonici aziendali e le soluzioni di call center.

Dotare il sistema telefonico di un risponditore automatico è conveniente e vantaggioso per il cliente. Sostituisce l’operatore umano automatizzando e semplificando la procedura di chiamata in entrata e indirizzando i chiamanti al dipendente o al reparto corretto. Può anche aiutare a gestire le chiamate in entrata al di fuori del normale orario di lavoro, quando un operatore in carne e ossa non è disponibile.

Grafico operatore automatico

Una persona che chiama per trovare un utente nel sistema telefonico, ha a disposizione una lista di nomi da chiamare. Questa funzionalità elenca gli utenti per nome, permettendo a chi chiama di premere un tasto per far suonare automaticamente l’interno di un utente una volta che il suo interno è stato annunciato dal risponditore automatico.

Se un utente non è disponibile, il risponditore automatico collega gli utenti all’appropriata casella vocale dell’utente per lasciare un messaggio vocale.

Utilizzarne uno in un sistema telefonico è molto utile ed è una caratteristica redditizia per un’azienda, poiché rimpiazza le persone che stanno al centralino e semplificano le procedure per le telefonate in entrata.

Il 3CX include una caratteristica di risponditore automatico gratuita nel PBX per Windows.

Quali sono le caratteristiche di un risponditore automatico?

Ogni risponditore automatico ha una struttura diversa, che dipende in larga misura dal tuo sistema telefonico. Tuttavia, ecco alcune delle migliori pratiche comuni che possono migliorare immediatamente la soddisfazione e l’esperienza dei clienti:

  • Gli assistenti virtuali possono utilizzare un saluto personalizzato per accogliere i chiamanti. Questi saluti vengono semplicemente caricati come file audio.

  • Hai presente la frase “premere 1 per le vendite, premere 2 per il marketing, attendere per collegarsi a un operatore all’inizio della chiamata”? Un’opzione di menu segue un copione preimpostato per completare lo smistamento iniziale delle chiamate in entrata. Gli utenti possono scegliere un tasto specifico per passare all’azione successiva.

  • Quando un chiamante in entrata vuole entrare in contatto con una persona specifica, può essere utile un elenco di nomi da comporre. Seguendo una semplice istruzione come “comporre le prime tre lettere del nome dell’interlocutore”, si viene messi in contatto con la persona giusta.

  • Se un utente non è disponibile, la receptionist digitale indirizza i chiamanti alla casella vocale appropriata per lasciare un messaggio. Questa è la pratica migliore per assicurarsi che tutte le chiamate di lavoro siano prese in carico.

Perchè implementare un risponditore automatico?

Efficienza e risparmio di tempo

  • Risposte immediate: Il risponditore automatico fornisce risposte istantanee alle domande più comuni, senza la necessità di intervento umano. Questo riduce i tempi di attesa per i clienti e consente al personale di concentrarsi su attività più complesse.
  • Disponibilità 24/7: Il risponditore automatico è sempre attivo, garantendo un servizio clienti continuo anche al di fuori degli orari lavorativi.
  • Gestione di grandi volumi di richieste: Il risponditore automatico può gestire un elevato numero di richieste contemporaneamente, senza sovraccaricare il personale.

Miglioramento della soddisfazione del cliente

  • Risposte rapide e precise: I clienti apprezzano la velocità e la precisione delle risposte automatiche, soprattutto quando hanno bisogno di informazioni immediate.
  • Comunicazione personalizzata: È possibile personalizzare le risposte automatiche in base alle esigenze specifiche del cliente, offrendo un’esperienza più personalizzata.
  • Riduzione degli errori umani: Il risponditore automatico elimina il rischio di errori umani nelle risposte, garantendo un servizio più affidabile.

Ottimizzazione delle risorse umane

  • Liberare il personale da compiti ripetitivi: Il risponditore automatico consente al personale di concentrarsi su attività a maggiore valore aggiunto, come la risoluzione di problemi complessi o la gestione di clienti importanti.
  • Riduzione dei costi: L’automazione delle risposte consente di ridurre i costi del servizio clienti, sia in termini di personale che di infrastrutture.

Raccolta di dati e analisi

  • Monitoraggio delle domande più frequenti: Può raccogliere dati sulle domande più frequenti dei clienti, fornendo informazioni preziose per migliorare i prodotti o i servizi offerti.
  • Analisi del comportamento dei clienti: I dati raccolti possono essere utilizzati per analizzare il comportamento dei clienti e identificare eventuali aree di miglioramento nel servizio clienti.

Il 3CX include una funzione GRATIS di risponditore automatico senza limiti sul numero di livelli con cui il selettore automatico può essere configurato. Ad esempio, premendo 1 il chiamante passa a un altro ‘livello’ del sistema, dove gli vengono presentate fino a 9 opzioni. Il chiamante può quindi scegliere un’altra opzione per andare avanti. Il sistema è adatto a piccole aziende o business con configurazioni semplici, fino a configurazioni multistrato molto complesse.

Che cos’è un flusso di chiamate?

Un flusso di chiamata è un percorso o una mappa che una chiamata segue a seconda di come è stato configurato il sistema telefonico. Può andare da un flusso molto semplice fino a flussi di chiamata completi per contact center che interrogano database e sistemi CRM. Ad esempio, il sistema può ricevere una chiamata e chiedere all’interlocutore di pronunciare il proprio nome e cognome e il numero di conto. Utilizzando la tecnologia speech-to-text, il sistema di call flow sarà quindi in grado di verificare il chiamante e di spostare la chiamata al team corretto per gestire la richiesta.

3CX Call Flow Designer può aiutare qualsiasi azienda che utilizzi le licenze delle edizioni PRO ed Enterprise IA a creare flussi di chiamata intelligenti basati sui propri requisiti e specifiche. Le caratteristiche includono:

  • Il semplice drag and drop grafico non richiede conoscenze di programmazione.
  • È possibile impostare gateway di pagamento vocale per accettare pagamenti sicuri con carta.

  • Il text-to-speech e il speech-to-text multilingue consentono alle organizzazioni globali di offrire un servizio clienti di qualità.

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