Configurazione degli orari di ufficio

Introduzione

La funzione Orario d'ufficio consente di gestire le chiamate in modo diverso a seconda dell'ora del giorno. L'orario d'ufficio viene configurato a livello di reparto e tutti gli interni o gli interni di sistema, come ad esempio un IVR, che fanno parte di quel reparto erediteranno automaticamente l'orario d'ufficio del reparto di cui fanno parte. Questi orari di ufficio vengono poi richiamati nella configurazione degli interni o delle estensioni di sistema, in modo da poter impostare destinazioni diverse in base all'ora di ricezione della chiamata.

Un concetto importante da capire è che vengono applicati gli orari di ufficio dell'endpoint/estensione / estensione di sistema a cui arriva la chiamata. Quindi non importa da quale IVR o trunk SIP provenga la chiamata, ma solo da dove arriva.

Supponiamo di avere un IVR generale nel gruppo predefinito che utilizza gli orari dell'ufficio principale e offre ai chiamanti la possibilità di scegliere tra le code di vendita o di assistenza. Questi hanno orari di lavoro leggermente diversi, ad esempio il dipartimento commerciale fa una pausa pranzo più lunga.

Questo si configura creando un IVR nel gruppo predefinito con l'orario d'ufficio principale e poi avendo un reparto di assistenza e uno di vendita con orari di pausa diversi. Se poi si inserisce la coda di vendita nel gruppo vendite, questa erediterà gli orari di ufficio del gruppo vendite e li applicherà alla chiamata una volta ricevuta.

Versione 18 VS versione 20

Per gli utenti esistenti del 3CX che provengono dalla versione 18, è importante notare che il 3CX non ha più orari d'ufficio globali che sono applicati a livello di trunk SIP, ma ora ci sono orari d'ufficio di reparto che sono applicati a livello di estensione/estensione del sistema. Invece di applicare gli orari d'ufficio in base al trunk SIP che riceve la chiamata, gli orari d'ufficio sono applicati in base alla destinazione della chiamata. Ciò offre una maggiore flessibilità e semplifica l'amministrazione quotidiana.

Ad esempio, nella versione 18, se si disponeva di un trunk SIP con 100 DID, era necessario creare più trunk e assegnare i DID di conseguenza per applicare orari d'ufficio diversi. Con la versione 20, invece, è possibile applicare orari d'ufficio diversi alla destinazione della chiamata, rendendo la gestione molto più semplice.

FREE, Small Business VS Dedicato

Le versioni Small Business e Free non hanno reparti, quindi in questo caso tutti gli interni utilizzeranno lo stesso orario d'ufficio.

Passo 1: Configurare gli orari di ufficio

Per configurare gli orari di ufficio:

1. Nella console 3CX Admin andare su "Orari d'ufficio". Selezionare il reparto per il quale si vuole configurare l'orario d'ufficio. (3CX FREE/SMB non hanno dipartimenti, quindi si può saltare questo passaggio).
2. Cliccare sui giorni e specificare gli orari di apertura.
3. Aggiungere le pause.
4. Utilizzare i pulsanti "Aggiungi" e "Cancella" per ogni sezione per aggiungere o rimuovere gli orari per ogni giorno della settimana in un'unica azione di massa.
5. Se il gruppo si trova in un fuso orario diverso, impostare il fuso orario in fondo alla pagina.
6. Ripetete questa procedura per ogni gruppo.

Passo 2: Routing delle chiamate verso un reparto, un IVR, un gruppo di suonerie o una coda

Dopo aver configurato gli orari di ufficio, è necessario instradare le chiamate verso un'entità che utilizza tali orari. In genere si instradano le chiamate a un IVR o a una coda. In alternativa, se non avete bisogno di un IVR completo o di una coda, è possibile utilizzare un menu di gruppo che riproduce semplicemente un annuncio e instrada immediatamente la chiamata in base all'orario di ufficio.

1. Dalla console di amministrazione andate su "Gestione chiamate".
2. Da qui selezionare dove si desidera instradare le chiamate.
3. Ricordare che verranno applicati gli orari di ufficio del reparto di cui fa parte l'interno!
4. Andare alla sezione "Numeri DID assegnati" dell'IVR/Queue a cui si desidera inviare le chiamate. Selezionare un DID non assegnato.
5. Ora selezionare una destinazione per le chiamate ricevute durante l'orario d'ufficio, fuori dall'orario d'ufficio e durante le pause.

Passo 3: Configurare le ferie

Vai in vacanza? Dalla console di amministrazione andate su "Orario d'ufficio" e configurate i giorni di vacanza per gestire le chiamate come se l'ufficio fosse chiuso.

Fare clic su "Ferie dell'ufficio" e poi su "Aggiungi".

Passo 4: Sovrascrivere la modalità aperta, chiusa o di pausa

Solo gli utenti con ruolo di receptionist o superiore possono attivare questa funzione. Funzionerà solo se l'IVR o la coda configurati fanno parte del gruppo dell'addetto alla reception.

Sei arrivato al lavoro presto e vuoi aprire l'ufficio? È possibile sovrascrivere l'orario di apertura dell'ufficio dal menu dell'account del web client. Naturalmente è possibile fare la stessa cosa se si vuole chiudere l'ufficio in anticipo.

1. Cliccare sul proprio avatar. È necessario avere il ruolo di "Receptionist" o "Manager".
2. Selezionare "Annulla l'orario d'ufficio".
3. Selezionare il reparto, l'orario di lavoro da annullare e la durata.
4. Fare clic su "OK". Allo scadere del tempo, l'orario d'ufficio predefinito tornerà in vigore.

Per saperne di più

• Consulta la guida sulla gestione delle chiamate in coda utilizzando la schermata di presenza.
• Guida su come gestire lo stato degli agenti nelle code di attesa
• Come impostare un IVR

Ultimo aggiornamento

Questo documento è stato aggiornato il 27 febbraio 2024.

https://www.3cx.it/doc/manuale/orari-di-ufficio/