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Configurazione Risponditore Digitale_IVR

Sommario

Configurazione Risponditore Digitale_IVR

Introduzione

Registrare un Prompt di Menu

Creare un Risponditore Digitale

Permettere ai chiamanti di comporre Direttamente un Interno

Chiamare per nome

Auto-identificazione del messaggio

Integrazione IVR con Server Exchange

Per saperne di più

Introduzione

La funzione di risponditore digitale consente al 3CX di rispondere alle telefonate automaticamente e presentare ai chiamanti un menu di opzioni. Ad esempio, “per le vendite premere 1. Per il supporto premere 2 o attendere in linea per essere trasferiti all’operatore”. Un risponditore automatico digitale è anche conosciuto come IVR.

È possibile configurare differenti risponditori digitali ciascuno con il proprio numero di interno. A seconda delle preferenze è possibile configurarli per rispondere in base alla linea da cui arriva la chiamata , e se la chiamata viene ricevuta durante o fuori dell'orario d'ufficio. Ad esempio, si può avere un prompt diverso per le ore di ufficio o al di fuori dove non verranno include le opzioni per essere trasferiti a gruppi / code che non hanno agenti che possono ricevere chiamate.

Registrare un Prompt di Menu

Prima di creare un risponditore automatico, è necessario annotare le opzioni del menu che si desidera offrire al chiamante e quindi registrare l'annuncio. Un semplice esempio potrebbe essere, “Benvenuti in Company srl, per le vendite premere 1. Per il supporto premere 2 o rimanere in linea per un operatore.”

Note: In generale si consiglia di mettere il numero che l'utente deve premere dopo l'opzione, vale a dire “Per le vendite, premere 1”, piuttosto che “premere 1 per le vendite”. Questo perché l'utente aspetterà l'opzione desiderata e solo allora “saprà” quale numero premere.

Creare un Risponditore Digitale

Per creare un risponditore digitale::

  1. Nel menu della Console di gestione del 3CX, selezionare Risponditore Vocale” > “Aggiungi”.
  2. Specificare un nome per il risponditore automatico.
  3. Ora fare clic sul pulsante “Record” e inserire il proprio numero di interno e il “nome del file audio”. Sarete invitati a registrare il messaggio.
  4. In alternativa, cliccare sul pulsante Upload” ​​e specificare un file che avete registrato in precedenza. È necessario salvare il file in formato WAV in PCM, 8 kHz, 16 bit, Mono. (In Windows Sound Recorder è necessario utilizzare l'opzione “Salva con nome” per salvare questo formato) Non utilizzare il formato MP3.
  5. Selezionare la lingua prompt personalizzata, se necessario.
  6. Ora specificare le opzioni di menu. Selezionare il tasto appropriato, quindi selezionare una delle azioni disponibili. Specifica il numero di interno o il numero di interno virtuale (numero di interno virtuale nel caso di gruppo suoneria, coda di chiamata o di un altro risponditore automatico.)
  7. In alternativa è possibile collegare un numero DID a questo risponditore automatico.
  8. In Destinazione per mancata selezione o selezione non valida”, specificare il timeout e dove la chiamata deve andare se non viene ricevuto alcun input valido.
  9. Quando si è pronti, fare clic su “OK” per salvare il risponditore automatico.

Permettere ai chiamanti di comporre Direttamente un Interno

Mentre un prompt automatico viene riprodotto, chi chiama può inserire il numero di un interno da collegare immediatamente. Questo permette a chi conosce l'interno di riferimento di evitare di passare attraverso il risponditore. Questa opzione è abilitata di default. Se si desidera fare uso di questa funzione è sufficiente indicarlo ai chiamanti spiegandolo nel messaggio vocale. Ad esempio, “Benvenuti azienda XYZ. Se si conosce il numero di interno desiderato, è possibile immetterlo subito, in caso contrario, per le vendite premere 1. per il supporto 2.”

Chiamare per nome

È inoltre possibile indirizzare i chiamanti con la funzione nome. Questo permette loro di trovare la persona con cui desiderano parlare inserendo le prime lettere del cognome della persona sulla tastiera del telefono. La chiamata alla funzione nome richiede:

  1. Un messaggio di identificazione per l'utente. Gli utenti senza un messaggio di auto-identificazione non sono accessibili tramite la funzione di chiamata per nome.
  2.  Gli utenti non possono avere un cognome con i caratteri Unicode.
  3. La funzione di menu Chiamata per nome deve essere messa a disposizione da un risponditore automatico come una delle opzioni del menu.

La funzione di chiamata per nome utilizza l'ultimo nome dell'utente e la confronta con l'ingresso (che è stato inserito sulla tastiera del telefono). Vengono utilizzate le seguenti regole :

  • L'ultimo nome viene convertito in maiuscolo.
  • Tutti i simboli ad eccezione di [2-9] e [A-Z] vengono ignorati.
  • Sono usati i seguenti simboli per le traduzioni:
  • 'ABC2' => '2'
  • 'DEF3’ => '3'
  • 'GHI4' => '4'
  • 'JKL5' => '5'
  • 'MNO6' => '6'
  • 'PQRS7' => '7'
  • 'TUV8' => '8'
  • 'WXYZ9' => '9'

Il chiamante deve digitare un minimo di tre cifre ('0' - '9') per chiamare un utente. Le cifre '0' e '1' sono ignorate, ma possono essere utilizzate per chiamare gli utenti con cognome breve (per esempio, per accedere a qualcuno con il cognome 'Li', è possibile digitare '540').

Dopo che l'utente ha inserito tre cifre, l’IVR interroga il database del sistema telefonico per la corrispondenza con gli utenti. Se non ci sono corrispondenze con gli utenti , si sentirà “interno non trovato”. Se c'è un solo utente corrispondente, l'IVR reindirizza la chiamata all'interno selezionato. Se ci sono più di un utente corrispondente, l'IVR attenderà cifre aggiuntive da inserire da parte del chiamante, per 2 secondi.

  • Se l’IVR attende cifre supplementari (più di un utente corrispondente) e il chiamante preme una qualsiasi cifra, l'IVR aggiungerà tale cifra alla ricerca corrente e controllerà gli utenti attualmente corrispondenti. Se non ci sono utenti che corrispondono, l'IVR riprodurrà “interno non trovato.”
  • Se l'utente non digita nulla (passano 2 secondi oppure è stato premuto '#'), e più di un utente è associato, l’ IVR riprodurrà: “Per chiamare Van Damme premere 0. Per chiamare Van Halen premere 1. per uscire premi cancelletto, (#).” In questo esempio 'Van Damme' e 'Van Halen' sono le istruzioni di auto-identificazione degli utenti corrispondenti.

Auto-identificazione del messaggio

Per registrare il messaggio di auto-identificazione attraverso il telefono IP:

  1. Vai al menu di posta vocale (di default 999).
  2. Inserisci il codice PIN della segreteria telefonica.
  3. Vai al menu opzioni (tasto '9').
  4. Premi il tasto '5' per registrare ID del messaggio personale.
  5. Registra solo il nome , vale a dire “Sarah Jones.”

Integrazione IVR con Server Exchange

Note: Richiede licenza 3CX Edizione Pro.

Exchange Server 2013 SP1 include un messaggio vocale e una funzionalità IVR che può essere interessante da utilizzare per le aziende che implementano Microsoft Exchange Server. La funzionalità di Exchange IVR consente di sfruttare il riconoscimento vocale nell’ IVR della vostra azienda. La funzione di segreteria telefonica consente di convertire messaggi vocali a testo e li trasmette via mail.

Maggiori informazioni sulla configurazione di MS Exchange Server 2013 Unified Messaging con il 3CX è accessibile a questa pagina.

Per saperne di più

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