Questa guida si applica alle installazioni V18. Se si utilizza la V20, seguire quest’altra guida.
Routing chiamate: Orario di ufficio e IVR
Introduzione
Probabilmente non vuoi che le chiamate squillino sul tuo cellulare nel cuore della notte. Allora, per fortuna, esiste la funzione Orario d'ufficio. Qui è possibile configurare gli orari di apertura dell'azienda e quelli di pausa, per poi instradare le chiamate in modo diverso quando l'ufficio è chiuso. Per far sì che tutto questo funzioni, non solo è necessario configurare gli orari di ufficio, ma anche assicurarsi che le chiamate vengano instradate verso il menu IVR "orari di ufficio" incorporato.
Passo 1: Configurare l'orario di ufficio
Per configurare gli orari dell'ufficio:
- Andare alla sezione "3CX Admin" e poi a "Orario d'ufficio":
- 3CX FREE/SMB - L'orario di ufficio sarà applicato a tutto il team.
- Dedicata - Vedrai una colonna in più che elenca i gruppi che sono stati creati, con almeno un gruppo chiamato "Default". L'orario di ufficio sarà applicato solo ai membri di quel gruppo.
- Cliccare sui giorni e specificare gli orari di apertura.
- Aggiungere le eventuali pause.
- Utilizzare i pulsanti "Aggiungi" e "Cancella" per ogni sezione per aggiungere o rimuovere gli orari di tutti i giorni della settimana in un'unica azione.
- Se il gruppo si trova in un fuso orario diverso, è possibile impostare il fuso orario in fondo alla pagina.
- Se esistono più gruppi, ripetere questa procedura per ogni gruppo.
Passo 2: Assegnare un DID e instradare le chiamate
Dopo aver configurato l'orario di ufficio, è necessario instradare tutte le chiamate verso questo numero e selezionare l'azione del sistema in base all'orario di ricezione della chiamata:
- Nella sezione "Numero DID assegnato", selezionare un DID non assegnato. Se si dispone di un solo numero, selezionalo.
- Ora selezionare una destinazione per le chiamate ricevute in orario d'ufficio, fuori orario e in pausa:
- Un altro "Utente”
- "Casella vocale" di un altro utente
- "Gruppo di suonerie”.
- "Receptionist digitale".
- "Coda".
Passo 3: Registrare un annuncio
Che ne dici di dare il benvenuto ai chiamanti mentre aspettano che tu risponda a una chiamata? Piuttosto bello, vero? Per configurare questa funzione:
- Attivare il pulsante "Riproduci annuncio".
- Registrare ciò che si desidera dire ai chiamanti. Qualcosa di originale come "Grazie per aver chiamato l'azienda XYZ". Per registrare l'annuncio:
- Cliccare sul pulsante "Registra".
- Immettere il nome del file desiderato e fare clic sul pulsante "Registra".
- Il popup mostrerà il tempo di registrazione. Al termine, cliccare sul pulsante "Stop".
- A questo punto è possibile riascoltare il saluto, registrarlo nuovamente o cliccare sul pulsante di caricamento per salvarlo.
- La registrazione verrà visualizzata nella casella a discesa.
- Se si dispone già di un file audio, è possibile caricare l'annuncio come file Mono, 8khz, 16bit WAV.
- Ripetere l'operazione con un annuncio diverso per i momenti di pausa o di chiusura dell'ufficio.
Se non si vede il pulsante "Registra", assicurarsi che il microfono sia configurato correttamente e siano state abilitate le autorizzazioni in Impostazioni > Audio/Video.
Passo 4: Configurare le vacanze
Vai in vacanza? Bene, allora è possibile configurare questi giorni e far sì che le chiamate vengano gestite come se l'ufficio fosse chiuso. È sufficiente fare clic sul pulsante "Aggiungi" sotto "Imposta le ferie" e specificare data e ora.
Passo 5: Sovrascrivere la modalità aperto, chiuso o in pausa
Sei arrivato a lavoro presto e vuoi aprire l'ufficio? È possibile sovrascrivere l'orario di apertura dell'ufficio dal menu dell'account nel web client. Naturalmente è possibile fare la stessa cosa per chiudere l'ufficio in anticipo.
- Cliccare sul proprio avatar. È necessario avere il ruolo di Receptionist o di Manager su 3CX.
- Selezionare "Annullamento dell'orario di ufficio".
- Utilizzare il menu a tendina per selezionare uno degli stati preimpostati o crearne uno "personalizzato" e scegliere la durata.
- Una delle opzioni è quella di riprodurre un messaggio e terminare la chiamata "Riproduci annuncio e termina chiamata". Questa opzione può essere utile in caso di emergenza o di formazione.
- Fare clic su "OK".
- A questo punto verrà visualizzato fino a quando l'override sarà attivo. Allo scadere del tempo, tornerà in vigore l'orario d'ufficio predefinito.
Passo 6: Receptionist digitale avanzata
Hai superato il menu IVR di base? Allora è possibile creare receptionist digitali avanzate con molte più opzioni! Dovrai farlo se vorrai permettere al chiamante di scegliere da un elenco di opzioni, ad esempio vendite o assistenza.
Per creare un centralino digitale:
- Andare in "Admin > Gestione chiamate".
- Fare clic su "+ Aggiungi receptionist digitale".
- Assegnare al nuovo centralinista digitale un nome come "Giorno festivo".
- Se si desidera assegnare un DID a questo IVR in modo che le chiamate vengano instradate a questo IVR, è possibile farlo alla voce "Assegnazione di un numero DID valido". In questo modo, le chiamate salteranno la funzione di orario d'ufficio e tutte le chiamate saranno SEMPRE instradate a questo DID.
- Caricare o registrare il proprio saluto. Qualcosa del tipo "Grazie per aver chiamato XYZ, premere 1 per le vendite e 2 per l'assistenza". Alcuni suggerimenti:
- Non utilizzare caratteri speciali (< > : " / \ | ? * &) nel nome del file del messaggio.
- Se si intende preregistrare l'annuncio, farlo nel formato PCM, 8 kHz, 16 bit, Mono. In Windows Sound Recorder è necessario utilizzare l'opzione "Salva con nome" per salvare in questo formato. Non utilizzare il formato MP3. È possibile utilizzare il nostro strumento di conversione audio.
- Annunciare il numero che l'utente deve premere dopo l'opzione, ad esempio "Per le vendite, premere 1".
- Selezionare la destinazione desiderata per ogni cifra.
- Nella scheda Opzioni è possibile selezionare una serie di opzioni, ad esempio una lingua di richiesta diversa o un percorso alternativo per i messaggi SMS inviati a questo numero.
- Cliccare su "Salva".
Per saperne di più
- Leggere la nostra guida sulla gestione delle code di chiamata usando la schermata di presenza.
- Guida su come gestire lo stato degli agenti delle code
- Come attivare la funzionalità chiamata per nome
- Parla con i visitatori del tuo sito installando la live chat 3CX per WordPress
Ultimo aggiornamento
Questo documento è stato aggiornato l'ultima volta il 28 luglio 2023.