IVR/Digital Receptionist

Introduzione

La funzionalità di IVR/Digital Receptionist di 3CX consente di indirizzare senza problemi i chiamanti agli interni, alle code o ai gruppi di chiamata corretti. Con un menu IVR standard è possibile configurare fino a 10 opzioni tra cui i chiamanti possono scegliere. È possibile creare un numero illimitato di menu IVR. Il limite è soprattutto la pazienza del chiamante.

Oltre all'IVR standard, esiste anche un menu di reparto, che è una semplice receptionist digitale che riproduce un messaggio di benvenuto e smista le chiamate in base agli orari di ufficio. È presente soprattutto per motivi di retrocompatibilità.

Menu IVR/Receptionist digitale avanzata

Digital Receptionist configuration in 3CX Admin Console

Per creare un IVR/Receptionist digitale:

  1. Nel web client, vai su “Admin” > “Gestione chiamate”
  2. Clicca su “+ Aggiungi receptionist digitale”
  3. Nome del receptionist digitale: inserisci un nome, ad esempio “Menu principale dell’azienda”
  4. Dipartimento: Aggiungi il dipartimento a cui è destinato l’IVR. Prendi nota del reparto, poiché il receptionist digitale erediterà l’orario di apertura di quel reparto.
  5. Numeri DID assegnati: Utilizza il menu a tendina per assegnare un numero DID che instraderà le chiamate direttamente al tuo IVR.
  6. Imposta la lingua per il tuo IVR.
  7. Prompt: Carica o registra il tuo messaggio di benvenuto. Ad esempio: “Grazie per aver chiamato XYZ, premi 1 per le vendite e 2 per l’assistenza”. Alcuni consigli:
  1. Non utilizzare caratteri riservati (< > : " / \ | ? * &) nel nome del file del messaggio di benvenuto.
  2. Se intendi preregistrare il tuo messaggio, fallo nei formati PCM, 8 kHz, 16 bit, mono.
  3. In Registratore di suoni di Windows devi utilizzare l’opzione “Salva con nome” per salvare in questo formato. Non utilizzare il formato MP3.
  4. Utilizza il nostro strumento di conversione audio per convertire una registrazione in un formato supportato.
  5. Annunciare il numero che l’utente deve digitare dopo l’opzione, ad esempio «Per le vendite, premere 1».
  1. Nella sezione «Menu», selezionare l’azione e la destinazione desiderate per ciascun tasto.
  2. Nella sezione «Destinazioni», selezionare una destinazione per le chiamate ricevute durante l’orario di ufficio, fuori dall’orario di ufficio e durante le pause. Ricordare che l’orario di ufficio viene ereditato dal reparto a cui appartiene questo IVR.

  1. Accedi alla scheda “Opzioni” nella parte superiore per:
  1. Impostare un percorso di inoltro per i messaggi SMS inviati a questo numero.
  2. Stabilire dove inoltrare una chiamata in caso di input mancante o non valido.
  3. Attivare o disattivare la possibilità di comporre direttamente i numeri interni.
  1. Cliccare su “Salva”.

Menu di dipartimento - Annuncio semplice

Se si desidera solo accogliere i chiamanti con un annuncio e poi instradare le chiamate in base agli orari di ufficio, è sufficiente un semplice menu di reparto. Per configurarlo:

Menu di dipartimento - Annuncio semplice

  1. Scegliere qualsiasi opzione tranne “Accetta comunque”.
  2. Attivare il cursore “Riproduci annuncio”.
  3. Registrare il messaggio che desideri trasmettere ai tuoi chiamanti oppure scegli tra le registrazioni salvate. Per registrare il tuo messaggio di benvenuto:
  1. Clicca sull'icona del microfono per registrare un nuovo messaggio di benvenuto.
  2. Inserisci il nome del file desiderato e clicca sull'icona del microfono.
  3. La finestra pop-up mostrerà la durata della registrazione. Al termine, clicca sul timer per interrompere la registrazione.
  4. Ora puoi ascoltare il tuo messaggio di benvenuto, registrarlo nuovamente o cliccare sul pulsante di caricamento per salvarlo.
  5. La tua registrazione apparirà nel menu a tendina.
  1. Se disponi già di un file audio, puoi caricare il tuo annuncio come file WAV mono, a 8 kHz e 16 bit. Se hai un file musicale che non rispetta il formato audio richiesto, puoi utilizzare il nostro strumento di conversione audio.
  2. Ripetere questa operazione con un annuncio diverso da riprodurre durante le pause o quando l’ufficio è chiuso.
  3. Per l’opzione “Quando in ferie, reindirizzare a”, puoi scegliere “Riproduci messaggio di ferie del reparto”, che può essere impostato come descritto qui.

Se il pulsante "Registra" no è presente, accertarsi che il microfono sia configurato correttamente e autorizzato in "Impostazioni > Audio/Video".

Per saperne di più

Ultimo aggiornamento

Questo documento è stato aggiornato il 15 luglio 2026

https://www.3cx.it/doc/manuale/ivr/