IVR/Digital Receptionist

Introduzione

La funzionalità di IVR/Digital Receptionist di 3CX consente di indirizzare senza problemi i chiamanti agli interni, alle code o ai gruppi di chiamata corretti. Con un menu IVR standard è possibile configurare fino a 10 opzioni tra cui i chiamanti possono scegliere. È possibile creare un numero illimitato di menu IVR. Il limite è soprattutto la pazienza del chiamante.

Oltre all'IVR standard, esiste anche un menu di reparto, che è una semplice receptionist digitale che riproduce un messaggio di benvenuto e smista le chiamate in base agli orari di ufficio. È presente soprattutto per motivi di retrocompatibilità.

Menu IVR - Receptionist digitale avanzata

Per creare un IVR/Receptionist digitale:

1. Nel tuo web client, vai su "Admin" > "Gestione chiamate".
2. Fare clic su "+ Aggiungi receptionist digitale" o Digital Receptionist.
3. Nome della receptionist digitale: inserire un nome, ad esempio "Menu principale dell'azienda".
4. Dipartimento: aggiungere il dipartimento per il quale è stato creato l'IVR. Prendete nota del dipartimento, poiché ne erediterà gli orari di ufficio.
5. Numero/i DID assegnato/i: utilizzare il menu a tendina per assegnare un numero DID che instraderà le chiamate direttamente all'IVR.
6. Impostare la lingua dell'IVR.
7. Messaggio: Caricare o registrare il tuo messaggio di benvenuto. Qualcosa del tipo "Grazie per aver chiamato XYZ, premere 1 per le vendite e 2 per l'assistenza". Alcuni suggerimenti:

1. Non utilizzare caratteri riservati (< > : " / \ | ? * &) nel nome del file del messaggio.
2. Se si intende preregistrare l'annuncio, farlo in formato PCM, 8 kHz, 16 bit, mono. In Windows Sound Recorder è necessario utilizzare l'opzione "Salva con nome" per salvare in questo formato. Non utilizzare il formato MP3. Utilizzare il nostro strumento di conversione audio per convertire una registrazione in un formato supportato.
3. Annunciare il numero che l'utente deve premere dopo l'opzione, ad esempio "Per le vendite, premere 1".

8. Nella sezione "Menu": Selezionare l'azione e la destinazione desiderata per ogni tasto.
9. Nella sezione "Destinazioni" è possibile selezionare una destinazione per le chiamate ricevute durante l'orario d'ufficio, fuori dall'orario d'ufficio e nei momenti di pausa. Ricordate che gli orari di ufficio sono ereditati dal reparto di cui fa parte l'IVR.
10. Selezionare la scheda "Opzioni" in alto per:

1. Impostare un percorso di inoltro per i messaggi SMS inviati a questo numero.
2. Stabilire dove inviare una chiamata in caso di assenza di input o di input non valido.

11. Fare clic su "Salva".

Menu di dipartimento - Annuncio semplice

Se si desidera solo accogliere i chiamanti con un annuncio e poi instradare le chiamate in base agli orari di ufficio, è sufficiente un semplice menu di reparto. Per configurarlo:

1. Attivare il cursore "Riproduci annuncio".
2. Registrate quello che si desidera dire ai chiamanti o scegliete tra le registrazioni salvate. Per registrare l'annuncio:

1. Fare clic sul pulsante button.
2. Immettere il nome del file desiderato e fare clic sul pulsante .
3. Il popup mostrerà il tempo di registrazione. Al termine, fare clic sul timer per interrompere la registrazione.
4. A questo punto è possibile riascoltare il saluto, registrarlo nuovamente o fare clic sul pulsante di caricamento per salvarlo.
5. La registrazione verrà visualizzata nel menu a tendina.

3. Se si dispone già di un file audio, è possibile caricare l'annuncio come file WAV mono, 8 kHz, 16 bit. Se avete un file musicale che non corrisponde al formato audio richiesto, potete utilizzare il nostro strumento di conversione audio.
4. Ripetere l'operazione con un annuncio diverso per i momenti di pausa o quando l'ufficio è chiuso.

Se il pulsante "Registra" no è presente, accertarsi che il microfono sia configurato correttamente e autorizzato in "Impostazioni > Audio/Video".

Per saperne di più

• Leggi la nostra guida sulla gestione delle chiamate in coda utilizzando la schermata di presenza.
• Parla con i visitatori del tuo sito installando la Live Chat di 3CX per WordPress.

Ultimo aggiornamento

Questo documento è stato aggiornato il 3 novembre 2023.

https://www.3cx.it/doc/manuale/ivr/