Cos’è un centralino virtuale?
Per “centralino virtuale” o centralino telefonico digitale si intende un sistema professionale (anche detto PBX, dall’inglese Private Branch Exchange) installato in remoto e fornito come servizio attraverso la rete. Le aziende che lo utilizzano possono godere dell’eliminazione o una grande riduzione dei costi di installazione, operativi e di gestione del centralino in quanto è il VoIP provider a farsene carico.
Un centralino virtuale professionale garantisce comunque alle aziende tutte quelle funzionalità tipiche di un sistema telefonico, come ad esempio la voicemail, il servizio fax, il risponditore automatico, la videoconferenza, e così via.
Come si è evoluto il centralino telefonico digitale?
Oggi i sistemi si sono evoluti ulteriormente e, invece di offrire semplicemente una soluzione per effettuare e ricevere chiamate, è probabile che si senta parlare di “comunicazioni unificate” o “piattaforme UCaaS”. La differenza è che, a differenza dei classici sistemi, le piattaforme di comunicazione unificata consentono di interagire su più canali, come la messaggistica SMS/MMS, le videoconferenze, WhatsApp e la messaggistica sui social media.
Un centralino telefonico digitale facilita anche funzioni quali:
Un assistente automatico – Il centralino telfonico digitale offre un assistente automatico o la risposta vocale interattiva (IVR) è un’aggiunta al tuo sistema telefonico che facilita il cliente ed è economicamente vantaggiosa. Automatizzando e snellendo il processo delle chiamate in entrata e instradando i chiamanti al personale o al reparto appropriato, prende il posto di un operatore umano. Quando un operatore in carne e ossa non è disponibile durante il normale orario di lavoro, può anche aiutare a gestire le chiamate in entrata.
Code di chiamata – Con il centralino telefonico digitale si potrà beneficiare dell’accodamento delle chiamate consente al personale del call center di gestire in modo efficiente un elevato volume di chiamate. L’accodamento mette i chiamanti in coda per essere collegati a un agente quando questo si rende disponibile, se si ricevono più chiamate in entrata rispetto agli agenti disponibili.
Inoltro delle chiamate – Sei occupato e non puoi rispondere a una chiamata? Con il software virtuale, puoi inoltrate e rindirizzare le chiamate al tuo cellulare o a un altro collega. La funzione ‘Inoltro di chiamata’ del 3CX ti permette di specificare dove le chiamate in arrivo devono essere inoltrate in base al tuo stato attuale. Per esempio, se sei in riunione e il tuo stato è impostato su ‘Non disturbare (DND)’, puoi impostare una regola di inoltro per indirizzare automaticamente tutte le chiamate in arrivo alla tua casella vocale.
Registrazione delle chiamate – Anche con un robusto set di funzioni di comunicazione unificata, è importante integrare anche funzioni di servizio al cliente come la registrazione delle chiamate. Registrando le chiamate, un supervisore può verificare e gestire in modo efficiente la qualità del servizio clienti. È essenziale durante la formazione degli agenti per valutare la qualità delle chiamate e per salvare informazioni pertinenti come gli accordi verbali trasmessi durante una chiamata.
Differenze tra il centralino virtuale e on-premise
Ci sono molti punti da tenere a mente quando si effettua un aggiornamento delle comunicazioni aziendali. Alcuni di questi sono le dimensioni dell’azienda, l’infrastruttura esistente, il budget disponibile, le risorse di gestione e ciò che si desidera ottenere dal PBX.
Per prendere una decisione, è importante comprendere le differenze tra i due e i vantaggi che ciascuna opzione ha da offrire.
| Centralino virtuale |
Centralino on-premise |
| VoIP (Voce su protocollo Internet) |
Dipende dal cablaggio di rete e dalle linee telefoniche |
| Richiede una manutenzione minima |
Costi di manutenzione elevati |
| Offre altre soluzioni di comunicazione in bundle |
Poche funzioni disponibili per le chiamate |
| Facilmente scalabile |
Richiede un tecnico per aggiungere estensioni |
| Completamente mobile |
Legato alla scrivania |
Benefici di un centralino virtuale?
Sempre più aziende stanno optando per il sistema telefonico cloud, e con buona ragione. Ecco perché un PBX in hosting o virtuale è un’ottima soluzione per aziende di varie dimensioni:
Minori costi di installazione – Dato che il centralino virtuale è in hosting, l’investimento iniziale è minimo poiché non c’è bisogno del costoso hardware telefonico e dell’installazione che richiede un PBX tradizionale. E risparmierai spazio prezioso dato che tutto è nel cloud!
Eliminazione dei costi di manutenzione – Il tuo centralino virtuale è ospitato da noi quindi non c’è bisogno di assumere qualcuno in casa per gestirlo e mantenerlo. Inoltre, con una soluzione virtuale in hosting sei fuori pericolo per quanto riguarda i costi in caso di guasti.
User-friendly – Per gli utenti finali, un centralino virtuale è convenientemente, semplice da usare e gestire. Non c’è bisogno di alcuna formazione o abilità specializzata, così puoi iniziare ad usare il tuo nuovo centralino virtuale aziendale immediatamente.
Mobilità imbattibile e potenziale globale – I dipendenti possono lavorare da qualsiasi luogo. Tutto ciò di cui hanno bisogno è una connessione internet. Inoltre, più uffici possono essere collegati dallo stesso sistema eliminando i costi delle chiamate tra uffici.
Comunicazione sicura – Un centralino virtuale offre affidabilità poiché gli aggiornamenti del PBX e le nuove funzionalità sono inclusi senza ritardi. Anche il disaster recovery è veloce e senza interruzione.
Comunicazioni unificate avanzate – Continua a collaborare ovunque tu sia con videoconferenze, presenza, messaggistica istantanea e altro ancora con il web softphone e le applicazioni mobili iOS/Android.
Integrazione – 3CX si integra perfettamente con i più comuni CRM, oltre che con gli SMS aziendali, Facebook e l’app WhatsApp. Con una videoconferenza integrata e una live chat sul sito web, 3CX unifica tutte le comunicazioni aziendali in un’unica piattaforma.
Hosting – Oltre all’hosting con un provider cloud, le aziende possono scegliere l’
opzione di hosting di 3CX. Si tratta di un’opzione altamente conveniente e a bassa manutenzione.
3CX è un sistema di comunicazione disponibile come soluzione PBX virtuale gestita o in hosting. È possibile scegliere di farlo ospitare da 3CX o di ospitarlo nel proprio account cloud su Google, Amazon, Azure e altro ancora.
Quali sono i fattori da considerare quando si sceglie un centralino in cloud?
Così come per qualunque fornitore di servizi, sta al cliente fare le opportune ricerche e comparazioni fra i fornitori di centralino virtuale in modo da trovare quello che maggiormente aderisce alle proprie esigenze.
In primo luogo le aziende dovrebbero cercare un fornitore che garantisca la mobilità degli interni o che supportino il funzionamento in remoto/mobile. È importante che il telefono da scrivania possa interagire con gli smartphones o altri dispositivi per inoltrare chiamate, ma ci sono anche altre applicazioni specifiche di alcuni produttori che consentono di avere le stesse funzionalità dei telefoni fissi sul dispositivo mobile. Questo è particolarmente utile per quelle aziende che incoraggiano politiche bring-your-own-device (BYOD) e vogliono consentire agli utenti la possibilità di usare client VoIP mobili.
E’ altrettanto importante trovare un fornitore che ispiri fiducia e che possa fornire un servizio personalizzato.
Ad esempio, l’azienda potrebbe necessitare di diverse code di chiamata da gestire in modalità differenti o potrebbe volere specifiche regole di inoltro. Se il fornitore del centralino virtuale non è in grado di gestire queste richieste, ecco che il risultato potrebbe non essere adeguato. Cerca quindi un fornitore che sia presente sul mercato da tempo e goda di buona reputazione ma che sia in grado di garantire un servizio su misura.
Perché scegliere 3CX per il tuo centralino telefonico digitale?
Prezzi – Le aziende che passano al centralino telefonico digitale 3CX risparmiano fino all’80% grazie a prezzi annuali forfettari basati sulle chiamate simultanee.
Flessibilità – Il 3CX funziona con i telefoni VoIP/SIP più comuni e con la maggior parte dei Trunk SIP, senza vincolare le aziende a specifici fornitori di servizi.
Integrazione – Il centralino telefonico digitale 3CX si integra perfettamente con i più comuni CRM, oltre che con gli SMS aziendali, la messaggistica di Facebook e WhatsApp. Con una videoconferenza integrata e una live chat sul sito web, 3CX unifica tutte le comunicazioni aziendali in un’unica piattaforma.
Hosting – Oltre all’hosting con un provider cloud, le aziende possono scegliere l’opzione di hosting di 3CX. Si tratta di un’opzione molto conveniente e a bassa manutenzione.
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