Creazione del tuo team

Creazione degli utenti

Il prossimo passo è quello di impostare gli utenti sul nuovo sistema 3CX:

1. Andare in "Admin > Utenti".
2. Cliccare sul pulsante "+ Aggiungi utente".
3. Specificare l'email e il nome.
4. Selezionare il RUOLO - questo è un punto importante. Sei impostato come “Proprietario”, potrai fare il tipo di cose che stai facendo ora, come creare utenti. Se rendi un altro utente Manager, può fare lo stesso. Se si seleziona “Utente”, quest'ultimo potrà gestire solo il proprio account e non vedrà le pagine "Admin". Inoltre, può vedere solo le proprie chiamate, non quelle degli altri. Voi potete vedere tutte le chiamate! Se si vuole che un utente veda e gestisca le chiamate e la live chat per tutti, ma non configuri il sistema, lo si può nominare Receptionist. Se si sta configurando un sistema 3CX dedicato, si hanno ulteriori ruoli di sicurezza, come Amministratore di gruppo e Amministratore di sistema. Per saperne di più, consultare la sezione "Ruoli di sicurezza".
5. Appartenenza al gruppo principale - Solo per sistemi dedicati. Idealmente un utente dovrebbe far parte di un solo gruppo. Ma nel caso dovesse far parte di più gruppi, viene visualizzata l'opzione di appartenenza al gruppo principale. Gli orari di ufficio di questo gruppo principale saranno applicati all'utente.
6. A ogni utente viene assegnato un collegamento 3CX Talk. Maggiori informazioni qui.
7. Fare clic su "Salva" per creare il nuovo utente. Continuare a creare tutti i membri del team.
8. I membri del team riceveranno un'email con i loro dati di accesso.

Importazione degli utenti

Per importare un gruppo di estensioni, si può scegliere tra:

1. Creare un file CSV con le estensioni formattate come segue:
   Nome,Cognome,Indirizzo e-mail,Numero di cellulare

James,Bond,[email protected],+35999979777

Utilizzare un foglio di calcolo o un editor di file di testo; scaricare un esempio qui. Se si desidera importare altre estensioni, è possibile consultare l'elenco completo dei campi importabili qui).

2. Se si dispone di Microsoft 365, è possibile importare le estensioni e sincronizzare automaticamente gli utenti quando si aggiungono o si eliminano utenti Microsoft 365. Ciò richiede un'istanza dedicata; maggiori informazioni nella guida all'integrazione di Microsoft 365.

3CX Talk & Meet links

I link “3CX Talk” sono collegamenti web che permettono alle persone di chiamare te o la tua azienda, semplicemente cliccando sul link. Non c'è bisogno di comporre un numero o, soprattutto, di pagare per la chiamata. Il visitatore non ha nemmeno bisogno di un'applicazione speciale, funziona praticamente da qualsiasi browser, sia esso un computer o uno smartphone. (Utilizzando WebRTC)

Ogni utente riceve il proprio link “3CX Talk” che può essere inserito nella firma dell'email o inviato a chi si desidera. Inoltre, riceverai un link Talk aziendale che potrai incollare sul tuo sito web o nella firma della tua email aziendale per consentire alle persone di chiamarti semplicemente cliccando sul link. Non c'è bisogno di copiare e incollare un numero o di pagare. Esempio di link “3CX Talk”:

• https://pbx002.3cx.cloud/mariajohnson/
• https://pbx002.3cx.cloud/mycompany/

Gli utenti possono trovare e modificare il loro 'nickname' del link “3CX Talk” in "Impostazioni > Generale". È possibile modificare il link “3CX Talk” della propria azienda dalla “Coda di chiamata” o dal “Gruppo di suoneria” in "Admin > Gestione chiamate".

Link 3CX Meet

Condividi il link "3CX Meet", i visitatori possono andare direttamente alla sala riunioni della persona per avviare una videoconferenza ad hoc:

• https://pbx002.3cx.cloud/meet/mariajohnson/

Per evitare le chiamate spam, è possibile richiedere prima il nome e l'email e accettare o rifiutare la chiamata in base a questi dati.

Regole di inoltro

"L'inoltro delle chiamate" definisce come il 3CX instrada le chiamate in base allo stato dell'utente. Se siete in riunione e il tuo stato è impostato su "Non disturbare (ND)", allora puoi inoltrare tutte le chiamate alla tua "Voicemail". Sono disponibili le seguenti opzioni:

• Inoltrare le chiamate interne e/o esterne senza risposta a:

• Come per tutte le chiamate
• Voicemail
• Numero dell'interno: si può anche selezionare di indirizzare le chiamate alla voicemail dell'interno.
• Il mio cellulare - In caso di chiamate esterne è possibile selezionare a scelta:

• Rimbalzo - annuncia il chiamante e consente di accettare o rifiutare la chiamata.
• Deviazione di chiamata (302) - Inoltra le chiamate a livello di provider (il provider deve supportarlo).

• Estensione di sistema
• Numero esterno* (è possibile selezionare facoltativamente il rebound e la deviazione di chiamata)
• Invia occupato

• Occupato o non registrato: Quando il proprio interno è occupato o non registrato, è possibile impostare la gestione delle chiamate utilizzando le stesse opzioni di cui sopra.
• Chiama anche il mio cellulare
• Accetta più chiamate
• Accetta le notifiche PUSH

Nota: se non si desidera che gli “Utenti” configurino le proprie regole di inoltro, è possibile disabilitarne l'accesso selezionando l'opzione "Nascondi regole di inoltro chiamate" in "Utenti > Opzioni > Limitazioni".

Eccezioni

È possibile configurare delle eccezioni alle regole di cui sopra, ad esempio le chiamate del tuo capo o dei tuoi clienti più importanti possono essere gestite in modo diverso. È sufficiente specificare l'ID del chiamante, eventuali limiti di tempo e il percorso alternativo. È possibile configurare fino a 15 eccezioni.

Cambia stato

Questa funzione può cambiare automaticamente lo stato di un utente a "Disponibile" in base agli orari di ufficio del gruppo o dell'interno. Al di fuori dell'orario di ufficio, lo stato dell'interno passerà automaticamente a "Non disturbare" e durante le pause sarà impostato su "Non disponibile".

Per impostazione predefinita, l'interno utilizzerà gli orari di ufficio configurati per il gruppo di cui fa parte l'interno. È tuttavia possibile ignorare questi orari e creare orari di ufficio specifici per l'interno.

È possibile disattivare le chiamate in uscita al di fuori degli orari di ufficio.

Sicurezza “Ruoli”

Il 3CX utilizza il concetto di ruoli per definire ciò che un utente può fare nel sistema e chi può amministrare cosa:

• Utente - Il ruolo più basic. Può vedere la presenza di altri utenti.
• Receptionist - Questo ruolo è destinato ad un receptionist. Può annullare/sovrascrivere gli orari di apertura, pausa e chiusura dell'ufficio per i gruppi di cui fa parte. Può anche vedere le chiamate di gruppo, la presenza ed eseguire operazioni quali (deviazione, trasferimento, ripresa, parcheggio e interfono).
• Amministratore di gruppo - Un amministratore di gruppo ha accesso alla vista "Admin". Per impostazione predefinita, gli amministratori di gruppo non vedono i report o le registrazioni e non possono ascoltare (Listen in) o utilizzare il barge in. Un amministratore di gruppo può configurare la gestione delle chiamate, i trunk SIP, WhatsApp, la live chat e così via.
• Manager - Questo ruolo ha anche una schermata "Admin" nel web client. Qui il manager può configurare le impostazioni degli utenti, come l'inoltro di chiamata. Può creare utenti ed elevare ruoli. Può vedere i report e le registrazioni. In termini di presenza e di chiamate, può fare tutto ciò che può fare l'addetto alla reception, ma può anche ascoltare (listen in) o utilizzare la funzione barge in.
• Proprietario - Un Proprietario può fare tutto ciò che possono fare gli amministratori del gruppo e i manager. È pensato per i proprietari di aziende o per i "proprietari di un reparto". Oltre ad amministrare il proprio gruppo, i Proprietari possono anche utilizzare il berge in, ascoltare o sussurrare. Il proprietario può elevare le persone a manager o amministratore di gruppo (solo del proprio gruppo).
• Amministratore del sistema - Un amministratore di sistema può vedere tutto per tutti i gruppi e tutti i trunk SIP anche se non fa parte del gruppo. L'amministratore di sistema non può utilizzare il barge in o ascoltare (Listen in) le chiamate. Inoltre, non può nominare nessun altro Amministratore di sistema o Proprietario di sistema.
• Proprietario del sistema - Un Proprietario può fare tutto ciò che può fare un Amministratore di sistema, può anche utilizzare il barge in, ascoltare (Listen in) e visualizzare le registrazioni e i report. Inoltre, il Proprietario del sistema è l'unico che può elevare gli utenti ad Amministrazione del sistema o Proprietario del sistema. (Si applica solo alle istanze dedicate).

Consulta questa tabella con i diritti esatti di ciascun ruolo.

Gruppi

I gruppi di estensioni consentono di raggruppare le estensioni in modo da poter applicare loro la stessa lingua, lo stesso fuso orario e gli stessi orari di ufficio. Tutti gli interni sono inizialmente assegnati al gruppo "Default". Nota: un interno può far parte di più gruppi, ma seguirà gli orari di ufficio del "Gruppo principale" assegnato.  

Inoltre, ogni gruppo ha un proprio "Mini IVR". È possibile instradare le chiamate a questo gruppo in modo che vengano inoltrate in base agli orari di ufficio del gruppo. È possibile configurare questa funzione dalla sezione Orari d'ufficio.

Per creare un gruppo di interni:

1. Fare clic sulla "Gruppi" e quindi sul pulsante "Aggiungi gruppo".
2. Specificare un nome per il gruppo.
3. Nella sezione dei membri, fare clic sul pulsante "Aggiungi" per aggiungere membri al gruppo.
4. Fare clic su "Salva" per creare il gruppo.

Google o Microsoft Single Sign-On

Se si utilizza un edizione 3CX FREE o 3CX SMB, Google Single Sign-On è stato configurato automaticamente per te. È possibile accedere con il proprio account Google.

Se hai un'installazione dedicata di 3CX, puoi permettere agli utenti di accedere a 3CX usando il single sign-on da Google o da Microsoft. Ciò significa che è possibile avere 2FA (2 Factor Authentication) e questo aumenterà notevolmente la sicurezza del sistema.

Accedere alla console di gestione e configurare il single sign-on per Google o Microsoft.

Per saperne di più

• Distribuzione di massa dell'applicazione 3CX PWA per gli utenti di Terminal Server

• Lavorare in remoto con le app per Android e iOS
• Utilizzare la videoconferenza
• Come gestire i messaggi di chat
• Come utilizzare il web client
• Informazioni sulla personalizzazione dei modelli di email
• Scopri come impostare l'integrazione con Microsoft 365
• Importa le estensioni tramite 3CX Active Directory
• Trascrizione della voicemail
• App Android: Nessuna notifica di nuove chiamate - Guida alla risoluzione dei problemi PUSH

Ultimo aggiornamento

Questo documento è stato aggiornato l'ultima volta il 3 ottobre 2023.

https://www.3cx.it/doc/manuale/creazione-team/