Nel 2019 sono ancora molte le aziende che non hanno ancora previsto o pianificato il passaggio al VoIP per i propri sistemi di telefonia. Ciò avviene nonostante le linee tradizionali sono in graduale dismissione. Se siete un’azienda e non avete ancora previsto o preventivato il passaggio ad un sistema di telecomunicazione VoIP, è necessario che prendiate in considerazione una migrazione in tempi rapidi. I motivi per cambiare sono molti. Cercheremo di esaminare i principali in questo articolo.
La dismissione delle linee telefoniche tradizionali
Nel precedente articolo abbiamo avuto modo di valutare come il mondo delle telecomunicazioni e le tecnologie su cui esso si basa stiano attraversando una fase di profonda trasformazione. Abbiamo avuto modo di osservare come le tecnologie analogiche e ISDN siano in fase di totale dismissione e come progressivamente esse vengano sostituite dalle tecnologie VoIP SIP. Si tratta di due mondi totalmente differenti e di un passaggio al VoIP che ha caratteristiche epocali. Per chi si fosse perso il precedente articolo può rileggerlo QUI.
Abbiamo avuto anche modo di osservare come Il mondo delle linee analogiche POTS e delle vecchie linee digitali ISDN potrà verosimilmente sopravvivere ma solo in modalità emulata ma con costi destinati ad essere progressivamente in crescita. Ciò appare abbastanza normale quando lo standard di riferimento è ormai quello VoIP SIP: questo è dovuto al fatto che qualsiasi emulazione da VoIP a vecchie tecnologie comporta l’impiego di apparecchiature di conversione aggiuntive e, come diretta conseguenza, un aumento sensibile, se non addirittura elevato, dei costi di fornitura dei servizi emulati.
Linee Analogiche e Linee ISDN sono dunque sostanzialmente morte anche se continueranno ad essere fornite in modalità emulata per un certo periodo di tempo. Se una linea emulata può avere un senso nell’ambito dei servizi domestici, essa non ha però più senso nell’ambito dei servizi dedicati alle aziende. Se il telefono fisso sta infatti scomparendo anche dalle case degli italiani, a favore delle linee di telefonia mobile, la stessa considerazione non è valida per l’ambito business dove la telefonia fissa sta subendo una radicale evoluzione e trasformazione.
Abbandonare la vecchia nomenclatura per il passaggio al VoIP
Ecco alcuni dei termini che, a poco più di un mese dall’avvento degli anni ’20 del nuovo secolo, andrebbero radicalmente riformati:
Centralino Telefonico:
è un termine ancora utilizzabile per identificare i vecchi centralini legacy e che ci ostiniamo ad utilizzare più per affezione che non per le caratteristiche reali del prodotto. Un centralino telefonico moderno si è trasformato da tempo in qualcosa di molto più evoluto che riunisce tecnologie per la voce, per il video, per la conferenza e per la comunicazione. Non sono: un moderno sistema di comunicazione è in grado di unificare i processi di comunicazione aziendali interfacciandosi con i database aziendali, gli applicativi gestionali ERP, gli applicativi CRM per il marketing, il vostro sito WEB e molto altro ancora. Non ha dunque più senso limitarsi a parlare di semplici centralini telefonici ma bisognerebbe utilizzare il termine si sistemi di comunicazione e collaborazione unificata (UC&C) quqndo avviene il passaggio al VoIP. Un termine corretto da usarsi in italiano potrebbe essere quello di “centralini di comunicazione integrata”.
Linee di telefonia fissa e passaggio al VoIP:
Le vecchie linee di telefonia fissa (analogica o ISDN) stanno gradualmente scomparendo e il VoIP è qualcosa che ormai ha superato il concetto di “fisso”, “statico” o “residenziale. Il VoIP nasce per garantire la mobilità e la flessibilità. Per prima cosa occorre considerare che le le linee VoIP (i Trunk VoIP in termini tecnici), pur essendo in grado di riprodurre in tutto e per tutto le funzionalità delle linee fisse, non sono definibili con il termine generico e limitativo di “linee fisse”. Il passaggio al VoIP e ad un trunk SIP, erogato nel suo formato nativo, è sostanzialmente una tipologia di linea nata con lo scopo di favorire la piena mobilità e la piena adattabilità ai nuovi centralini telefonici VoIP. Essa nasce per permettere il lavoro in mobilità e il lavoro flessibile (Smart Working) e quindi nasce per far fronte alle esigenze di un mercato sempre più globale ed in continua fase di evoluzione tecnologica. Il concetto di linea telefonica fissa andrebbe quindi riformato con il semplice termine di “linee Telefoniche VoIP”.
Telefono Fisso:
Cos’è oggi un telefono fisso? Potremmo dire che si tratta di un telefono cablato che staziona sulle scrivanie dei nostri uffici. Ma anche questo concetto è radicalmente cambiato. Un telefono fisso può essere semplicemente costituito da un applicativo software su un pc (softphone), o da una applicazione sul telefono mobile. Un Telefono Ip di nuova generazione è sostanzialmente assimilabile ad un computer. E’ destinato ad aggiornarsi attraverso un software (firmware) che ne aumenta e migliora progressivamente le funzionalità. Funzionando con Tecnologia IP può essere velocemente spostato da una scrivania all’altra senza dover modificare il cablaggio. Non finisce qui: un telefono Ip può essere pilotabile direttamente dal computer per eseguire, con un clic del mouse, operazioni di ricerca sulle rubriche o sugli archivi aziendali. Il concetto e le potenzialità di un Telefono fisso sono dunque radicalmente cambiati. Si dovrebbe ormai parlare di “Terminali Telefonici VoIP”
Passaggio al VoIP: Competenze Tecniche e Analisi effettuata da uno specialista
Anche se sistemi come 3CX permettono di implementare velocemente un Sistema di Comunicazione moderno, per progettare ed implementare correttamente il passaggio al VoIP (meglio sarebbe parlare di un sistema di comunicazione unificata) sono necessarie alcune conoscenze specifiche. Improvvisarsi in questo campo, senza le dovute conoscenze di base rischia di tradursi in una esperienza fallimentare. Vi sareste mai sognati di installare un classico centralino telefonico di vecchio stile in autonomia? A maggior ragione il passaggio al VoIP dovrebbe essere gestito e coordinato da un consulente o un insallatore esperto. Ciò vi consentirà non solo di ottenere le massime prestazioni dal vostro nuovo sistema di telefonia ma anche di implementare correttamente i servizi per aumentare la produttività ed ottenere un forte risparmio sui costi fissi e variabili.
Valutare la compatibilità dell’infrastruttura hardware e della connettività
Il passaggio al VoIP richiede che l’infrastruttura hardware in dotazione all’azienda venga verificata e validata. Gli elementi hardware fondamentali da verificare sono il Router, Gli switch di rete e, non ultimo, il corretto cablaggio delle prese ethernet. La connettività, in particolare, costituisce un elemento strategico di importanza rilevante per il passaggio al VoIP. Un router/firewall adatto al VoIP dovrebbe essere in grado di gestire il QoS ossia la possibilità di dare priorità alla voce rispetto ai dati. Qualunque router senza QoS non sarà mai in grado di gestire correttamente il passaggio della voce e, di conseguenza, non sarà in grado di garantire l’elevata qualità audio tipica delle migliori linee VoIP. Potrebbe essere necessario valutare una sostituzione degli switch di rete per prevedere l’alimentazione dei telefoni direttamente tramite cavo ethernet (PoE) anche se, in una prima fase, si potrebbe optare per degli alimentatori.
Scegliere una connettività adatta al VoIP
La scelta di una buona connettività è il punto di partenza per effettuare chiamate in VoIP. Una connettività appena sufficiente per la navigazione dati potrebbe non essere idonea per massimizzare le prestazioni nel passaggio al VoIP. Il VoIp richiede linee di qualità con bassa latenza e jitter limitato. I benefici di una connettività idonea per il VoIP saranno immediatamente visibili anche nella semplice navigazione dati.
Il consiglio è quello di non affidarsi a connettività generiche e di evitare soluzioni all-inclusive che obblighino all’utilizzo di un router imposto dall’operatore e senza possibilità di controllo. Ragionare semplicemente sul costo della connettività costituisce un altro grosso errore da non compiere nel passaggio al VoIP. Spendere qualcosa in più per una connettività di qualità vi porterà indubbi benefici in tutte le attività aziendali. Il risparmio potrà essere conseguito agevolmente sul costo delle chiamate internazionali o con la possibilità di utilizzare linee multicanale senza alcun esborso di costosi canoni.
La sicurezza sempre in primo piano.
La sicurezza informatica in ambito aziendale dovrebbe ormai essere un elemento quasi scontato. Purtroppo ciò non corrisponde sempre a realtà. Il VoIP, come tutti i sistemi informatici, richiede particolari attenzioni per prevenire le frodi telefoniche e gli attacchi ad opera degli hacker. La gestione della sicurezza nella fase di passaggio al VoIP deve essere particolarmente rigorosa. Ciò non significa che sia necessario spendere una fortuna. In questi casi conta molto di più la competenza di chi gestisce i sistemi informatici. In molti casi potrebbe essere sufficiente eseguire un aggiornamento software degli apparati firewall ed effettuare una corretta programmazione. Nell’ambito small business, in particolare, esistono soluzioni molto valide ed efficaci e dal costo inferiori alle comuni aspettative.
Mantenere il vecchio centralino con le vecchie linee telefoniche?
Dopo aver acquisito le conoscenze necessarie, scelto l’hardware giusto, una connessione di qualità, parliamo dell’elemento fondamentale. Per il passaggio al VoIP si tratta del Sistema Telefonico / Sistema di Comunicazione Unificata. Un PBX tradizionale (legacy) non funziona in VoIP ma è predisposto unicamente per le classiche linee telefoniche analogiche o ISDN. Le possibili soluzioni per aggirare queste carenze tecnologiche sono quelle di acquistare costose ed inefficienti schede di espansione oppure di acquistare gateway di conversione da VoIP ad analogico/ISDN.
Il problema sostanziale di queste due soluzioni riguarda il fatto che scheda di espansione e licenze richieste superano di gran lunga l’acquisto di un nuovo e più moderno sistema. Nel caso di impiego di gateway invece esiste una grossa limitazione delle funzionalità delle linee VoIP. Continuerete a chiamare come avete sempre fatto ma non potrete beneficiare di alcuno dei rivoluzionari servizi offerti da un moderno sistema di comunicazione unificata. Si tratterebbe di una scelta di compromesso che però non farebbe altro che rimandare il sostanziale passaggio al VoIP. In sostanza, non sarete in grado di beneficiare dei tipici vantaggi in termini di produttività ed efficienza offerti da un sistema moderno.
Backup, manutenzione e Business Continuity
Ogni sistema ha i suoi limiti. Assicuratevi che, in caso di problemi, la vostra azienda sia in grado di proseguire le proprie attività. Può accadere che vi siano guasti hardware o software al sistema telefonico. Con un moderno centralino VoIP è possibile eseguire facilmente il backup e il ripristino di un sistema VoIP in caso di problemi tecnici o guasti. L’ottima notizia è che in sistemi come 3CX è possibile gestire questa operazione in tempi rapidissimi. E possibile installare il PBX sia in locale, presso l’azienda, oppure in cloud. E’ inoltre possibile prevedere delle macchine (fisiche o virtualizzate in cloud) ridondanti in modo da automatizzare le procedure e scongiurare disagi in caso di failover. Pensate invece a cosa accade con un centralino tradizionale quando si verifica un guasto.
Il Passaggio al VoIP: Conclusioni
Passare al VoIP conviene sempre: questa è la conclusione. Abbandonare sistemi obsoleti con costi di manutenzione spesso proibitivi è un indubbio vantaggio. Risparmiare sui canoni telefonici è un secondo vantaggio. Ottenere flessibilità e aumentare drammaticamente la produttività aziendale è un terzo vantaggio. Comunicare più efficacemente in azienda e tra sedi aziendali è un quarto vantaggio. Sfruttare i vantaggi di un sistema di telefonia moderna è una vera e propria rivoluzione! Scegliere di NON cambiare, proprio nel momento in cui le telecomunicazioni sono in piena rivoluzione, potrebbe essere un errore di cui pentirsi nel breve periodo.
Sistema Telefonico 
