Una guida rapida per gestire il vostro nuovo team a distanza

I commentatori del canale hanno previsto la “Morte dell’Ufficio” già da un po’ di tempo, ma nessuno si aspettava che il cambiamento avvenisse così rapidamente. Nel giro di una notte, la pandemia del Covid-19 ha costretto milioni di aziende ad adattarsi completamente al telelavoro come l’unica opzione per poter operare, lasciando poco tempo a ciascuno di noi per adattarsi. Per i manager di linea e i leader aziendali, questa rapida transizione rappresenta una sfida in più. Potreste trovarvi a chiedervi come gestire il vostro nuovo team a distanza, adattandovi al tempo stesso ai cambiamenti della vostra attività e della vostra vita personale.

In qualità di sviluppatore di una delle soluzioni di lavoro a distanza leader di mercato, 3CX esiste per rimuovere le barriere della comunicazione, indipendentemente da ciò che la vita ci getta addosso. Abbiamo condiviso le nostre conoscenze negli anni seguenti, per aiutare i nostri partner a sostenere i loro team in questi tempi senza precedenti.

Sfide comuni che riguardano le squadre a distanza

In primo luogo, i manager devono capire che le sfide affrontate dai lavoratori a distanza sono diverse da quelle dell’ufficio. Il lavoro a distanza è impegnativo e senza un adeguato supporto, anche i lavoratori ad alto rendimento possono sperimentare dei rallentamenti nella produttività. Ecco alcune delle sfide comuni che riguardano i lavoratori a distanza:

Mancanza di supervisione

I manager spesso temono che i lavoratori a distanza non lavorino così duramente come i loro colleghi in ufficio. Molti dipendenti, invece, faticano ad adattarsi alla gestione a distanza e sentono il bisogno di dimostrare che la loro etica del lavoro rimanga intatta.

Isolamento sociale

Mentre i colleghi introversi possono prosperare lavorando da soli, i membri del team estroversi possono trovare il lavoro a distanza isolato e solitario. Tanto più che attualmente non c’è nemmeno la possibilità di socializzare al di fuori dell’orario di lavoro! I sentimenti di isolamento possono portare i dipendenti a sentirsi disconnessi dall’organizzazione, quindi è importante affrontare questo problema attraverso una comunicazione regolare.

Nuove distrazioni

Il passaggio al lavoro a distanza è stato così brusco, che i membri del vostro team si troveranno probabilmente a lavorare in spazi di lavoro non ottimali. E, pur sostenendo la necessità di avere uno spazio di lavoro e uno spazio personale separati tra loro, questo sfortunatamente non è possibile per tutti. Quindi, sia che si tratti di bilanciare la scuola a casa con il lavoro o di operare da un monolocale angusto, siate consapevoli del fatto che tutti si sentono limitati nei loro nuovi mondi.

Mancanza di informazioni o di accesso

Adattarsi al lavoro a distanza richiede tempo. Bisogna scoprire nuovi modi di comunicare, localizzare le informazioni e apprendere nuove tecnologie. Di conseguenza, i compiti possono inizialmente richiedere più tempo per essere completati e i livelli di stress possono essere più alti del normale.

Modi per supportare le squadre a distanza

Interagire Quotidianamente

Ridurre al minimo i sentimenti di solitudine e la mancanza di supervisione, stabilendo un programma di check-in per tutta la settimana. Questo può essere una combinazione di riunioni di squadra e 1-2-1 con i singoli dipendenti. Organizzare eventi sociali virtuali aumenta anche il morale, quindi perché non organizzare un pizza party virtuale o una serata karaoke con i colleghi!

Concentrarsi sugli obiettivi, non sull’attività

Quando si gestisce un team a distanza, a volte è più facile concentrarsi su quanto tempo una persona sia attiva piuttosto che la sua produttività generale. Invece sarebbe opportuneo fissare obiettivi orientati al compito che i dipendenti possano raggiungere in tempi chiari. Questo aiuta a costruire la fiducia e dimostra la comprensione delle loro esigenze individuali.

Stabilire le “regole della distanza”

Definire chiare aspettative in materia di comunicazione aiuterà i dipendenti ad orientarsi nel loro nuovo mondo. C’è qualcosa di urgente? Possono chiamarvi sulla vostra applicazione mobile. Sessione di brainstorming? Organizzata in anticipo tramite Webmeeting. Richieste ad hoc? Possono raggiungervi in chat. Mettetevi a disposizione il più possibile, ma se non potete essere contattati, chiaritelo nella vostra agenda e utilizzate l’integrazione 3CX Microsoft 365 per modificare automaticamente lo stato del vostro PBX.

Personalizzare

Soprattutto, in questi tempi difficili, i veri leader sono in grado di entrare in empatia con i loro dipendenti, offrire supporto emotivo e individualizzare. Chiedete ai dipendenti come stanno andando e, in particolare, come stanno affrontando il lavoro a distanza? Se sono in difficoltà, ascoltate le loro preoccupazioni e aiutateli a mettere in atto un piano per sentirsi più in controllo. Fornire una serie di strumenti di comunicazione sarà d’aiuto, dando ai colleghi la possibilità di scegliere di impegnarsi “faccia a faccia” via VC, attraverso la chat come fanno nella loro vita personale o via e-mail per una comunicazione formale.

Lavorare a distanza rischia di rimanere una realtà a lungo termine anche dopo la fine della pandemia di covid-19, poiché i lavoratori che vivono una vita senza dover fare i pendolari e la politica degli uffici scelgono di non affrettarsi a tornare. Secondo Gallup, il 63% degli impiegati cambierebbe lavoro per il tempo flessibile e se si potesse scegliere tra un piccolo aumento e un lavoro a distanza, la maggior parte dei lavoratori sceglierebbe di lavorare da casa. Imparate a gestire un team a distanza ora e preparatevi a quello che sarà l’ufficio del futuro, piuttosto che alla sua morte.