Una comunicazione efficace con gli ospiti dell’hotel è di vitale importanza per la gestione alberghiera di tutti i giorni. Un’interruzione della comunicazione porta a inconvenienze e a clienti insoddisfatti. Gli hotel possono migliorare l’esperienza degli ospiti disponendo di sistemi di comunicazione eccellenti, che dimostrano quanto le strutture alberghiere tengano ai propri clienti, offrendo un ottimo soggiorno e servizio.

Un sistema di comunicazione efficiente per superare le sfide più comuni è la transizione al centralino telefonico per hotel. Questa è la soluzione perfetta per offrire agli alberghi un servizio di telefonia fissa conveniente, affidabile e di alta qualità, consentendo di ottimizzare le comunicazione interna tra dipendenti e con i clienti e migliorare il livello di ospitalità.

Funzioni che un centralino telefonico per hotel deve avere

Stanza di hotel di lusso

Integrazione con PMS: È uno strumento di gestione delle proprietà che può essere di enorme aiuto per il vostro hotel. Vi permette di tenere traccia delle informazioni chiave su ogni cliente, tra cui la posizione, le preferenze della camera, le informazioni di fatturazione e altro ancora. Integrando il PMS è possibile ottenere tutte le informazioni di un ospite nel momento in cui squilla il telefono.

Risponditore digitale: Un importante aspetto da tenere in considerazione è la funzionalità di risponditore digitale detto anche IVR, che permette ai chiamanti di scegliere un interno componendolo sulla tastiera, riducendo i tempi di attesa e trasmettendo un’immagine di professionalità.

Gruppi di suoneria: È una funzione che offre la possibilità di impostare dei gruppi di suoneria, che fanno squillare più telefoni finché un agente non risponde, consente al vostro team di tenere sotto controllo le richieste degli ospiti e altre comunicazioni essenziali senza perdere neanche una chiamata.

Chiamate interne: I centralini telefonici per alberghi come il 3CX, offrono chiamate interne gratuite. Questo è un aspetto molto importante. Significa che tutti i dipendenti di un hotel possono comunicare gratis tra loro.

Benefici principali del centralino per hotel

  1. Basso costo:
    Chi non ama risparmiare? Un centralino per hotel in cloud, consente agli alberghi di essere più efficienti e flessibili dal punto di vista dei costi, fornendo al personale l’accesso a tutti i servizi di trasmissione aziendale necessari per creare un’esperienza perfetta per gli ospiti.La gestione di un centralino per hotel è molto più economica di un sistema analogico. L’investimento iniziale è molto più basso quando si sceglie il cloud, poiché non richiede l’acquisto o l’installazione di apparecchiature.
  2. Bassa manutenzione:
    Il vostro fornitore di servizi cloud si occupa automaticamente della manutenzione e degli aggiornamenti del sistema. In caso di problemi, la maggior parte dei fornitori di servizi di comunicazione dispone di team di assistenza pronti a intervenire 24/7.
  3. Installazione rapida:
    L’installazione di questi sistemi di comunicazione cloud è facile e veloce, sia che si tratti di un singolo hotel o di una catena alberghiera internazionale. Una volta scelto il provider VoIP, inizierete a configurare il vostro sistema telefonico online.
  4. Scalabilità migliorata
    Se avete bisogno di scalare il numero di linee nella vostra rete alberghiera, potete farlo facilmente. Con un centralino per hotel cloud è possibile aggiungere linee telefoniche per espandere i vostri servizi con pochi clic. I sistemi di comunicazione possono supportare centinaia di linee telefoniche a costi minimi.

Perchè 3CX è il centralino telefonico per hotel numero 1

Modernizzare le comunicazioni di un albergo, passando ad un centralino per hotel, sblocca un portafoglio di servizi aziendali che gli alberghi dovrebbe utilizzare per guadagnare e migliorare l’esperienza dei clienti. Il 3CX è stato scelto già da molte strutture alberghiere, appunto per le sue caratteristiche e funzionalità. Oltre alle funzionalità principali di un centralino per hotel, analizzate in precedenza, il 3CX offre funzioni extra tutte da scoprire. Guardiamone qualcuna insieme:

  • Code di chiamate: Perché perdere una prenotazione a causa del sistema telefonico? Gli addetti alle prenotazioni o il front office, potrebbero essere troppo occupati per rispondere alla chiamata, ma non è un buon motivo per perdere una prenotazione. Con 3CX potrete mettere in coda la chiamata, informare il cliente delle ultime offerte e, nel peggiore dei casi, fare in modo che il sistema telefonico registri automaticamente il numero del cliente, invii un’email al personale addetto alle prenotazioni e permetta loro di richiamare.
  • Funzioni in camera: Il 3CX offre funzioni come la modalità “non disturbare”, la sveglia automatica e la possibilità di effettuare il check in/out dallo smartphone. Queste sono funzionalità che migliorano l’esperienza degli ospiti ed eliminano alcune delle responsabilità quotidiane del personale.
  • Stato della pulizia delle stanze tramite telefono: Questa funzione consente agli addetti alle pulizie di impostare lo stato della stanza tramite il telefono. Il messaggio di stato degli addetti alle pulizie, viene attivato da una chiamata dalla stanza in questione e dalla digitazione del codice di funzione speciale, seguito dal codice appropriato per specificare lo stato della stanza. Il sistema 3CX PMS supporta 9 codici!
  • Fatturazione: Il sistema registra le chiamate da ogni stanza e mostra i costi delle chiamate in base ai costi configurati nella console di gestione del centralino 3CX. Il sistema può produrre un record di dati di chiamata (CDR) configurabile per ogni chiamata. Il CDR può essere inviato ad un file di testo separato, un file di testo contenente tutte le chiamate o a una porta TCP.
  • Live chat: È una funzionalità importantissima. Permette, ai potenziali ospiti, di mettersi in contatto con la struttura alberghiera per chiedere informazioni tramite la live chat del loro sito web. Questa funzionalità ti darà un vantaggio sui tuoi competitor che non offrono un servizio di live chat per il cliente.
  • Applicazioni per smartphone: Con le nuove tecnologie, il personale può rimanere connesso da qualsiasi luogo dell’hotel. Che si tratti di un piccolo hotel con un unico edificio o di un grande resort con diversi edifici distribuiti nel complesso. I vostri dipendenti, con le app iOS e Android 3CX, saranno in grado di rispondere alle chiamate o alle chat, ovunque si trovino, offrendo il miglior servizio agli ospiti.

Conclusioni

Il vostro sistema telefonico per hotel avrà un impatto diretto sull’esperienza dei vostri clienti e di conseguenza, sulle vostre entrate. In questo blog post abbiamo evidenziato le principali funzioni che un centralino per hotel deve offrire e i benefici che possono derivare dal suo utilizzo.

Per concludere, 3CX è la soluzione migliore per i servizi telefonici per hotel, in quanto offre piani innovativi a prezzi convenienti. E non è un caso che i principali gruppi alberghieri come Best Western, Holiday inn e altri, stiano scoprendo come il 3CX permetta loro di aggiungere quel tocco personale per creare una migliore esperienza del cliente e soprattutto, stanno scoprendo come il 3CX permetta loro di tagliare i costi. Provatelo oggi stesso!