Rischi legati all’utilizzo di più App di Collaborazione (e come evitarli)

Vi piace giocare con più applicazioni di collaborazione in ufficio? Non siete soli!

Secondo una ricerca, il 91% delle aziende utilizza almeno due app di messaggistica per le comunicazioni interne. Questo va contro il parere dei responsabili IT, che generalmente raccomandano un unione di piattaforme, per ragioni di facilità d’uso e sicurezza. Come si spiega questa contraddizione?

In questo post, esploreremo le sfide dell’utilizzo di molteplici strumenti di collaborazione e suggeriremo soluzioni che renderanno felici sia i dipendenti che i professionisti IT. (Spoiler: non si tratta di disconnettersi da tutte le piattaforme, ma di farle lavorare insieme).

Cominciamo:

L’aumento della collaborazione incentrata sull’utente

Vi starete chiedendo come la vostra organizzazione sia finita ad utilizzare cinque piattaforme di chat quando ne avete formalmente approvata una sola (e pagate la quota di iscrizione!).

L’aumento della collaborazione incentrata sull’utente significa che ora è più facile che mai per i dipendenti e i team scegliere la piattaforma che permette loro di lavorare nel modo più efficace. In teoria, questa è una mossa positiva. Siamo tutti diversi e abbiamo tutti il nostro stile di comunicazione. Poiché ogni piattaforma ha un UX distinto, è naturale gravitare verso un particolare look and feel o verso la piattaforma che percepite vi renderà più produttivi.

Fino a poco tempo fa, questo non sarebbe stato possibile. Un modello “business-centrico” significava che l’accesso agli strumenti di comunicazione richiedeva un abbonamento aziendale (gridate ai bei vecchi tempi di Microsoft Lync!) Oggi le piattaforme si rivolgono direttamente agli utenti e ai team, con versioni gratuite e soluzioni entry-level economiche.

Molteplici App = Molteplici sfide

L’utilizzo di più applicazioni di collaborazione, in particolare quelle gratuite, crea molteplici sfide. (Per saperne di più sui rischi delle comunicazioni gratuite, consultate questo articolo). Ecco le quattro questioni più comunemente sollevate dai partner 3CX:

1. Il supporto di più applicazioni è costoso

Se i team all’interno della vostra organizzazione preferiscono utilizzare canali diversi, potreste finire per pagare più abbonamenti e sprecare denaro che potrebbe essere investito altrove. Mentre gli strumenti di comunicazione stanno diventando più accessibili in generale, nessuno vuole pagare più del necessario.

Quindi, se il vostro team di marketing vuole un canale diverso per i vostri sviluppatori, è il momento di scavare e capire quali sono le caratteristiche più importanti, in modo da poter identificare le piattaforme che funzionano bene su tutti i fronti.

2. Le applicazioni per i consumatori pongono un rischio per la sicurezza

Se i vostri dipendenti utilizzano le piattaforme consumer per discutere di questioni commerciali, rischiate di esporre informazioni sensibili, soprattutto perché i conti dei dipendenti non possono essere monitorati a livello centrale.

Tenete separate le questioni personali da quelle aziendali: utilizzate una piattaforma di collaborazione aziendale dedicata per tutte le questioni aziendali.

3. Le informazioni vengono perse

Il rischio di esporre accidentalmente le informazioni è molto elevato, lo è anche il rischio di perderle del tutto. Quando i dipendenti utilizzano più applicazioni, le informazioni tendono a perdersi. Dopotutto, è già abbastanza difficile cercare di trovare le informazioni memorizzate nei propri documenti, figuriamoci perlustrare tre diverse piattaforme.

La perdita di informazioni disturba le riunioni, ostacola l’avanzamento dei progetti e rende i dipendenti meno produttivi. Meno piattaforme utilizzano, meno informazioni sono disperse, così non perderanno tempo a ripercorrere i loro passi virtuali.

4. Mancanza di allineamento interno

Quando i team utilizzano app di collaborazione separate, iniziano a comparire dei silos. Lavorare in silos significa lavorare indipendentemente da altri team/individui all’interno dell’organizzazione, tipicamente come risultato di una scarsa comunicazione interfunzionale.

Questa mancanza di allineamento interno può essere pericolosa. Se i team non comunicano, o sono semplicemente difficili da contattare, può essere facile andare in direzioni diverse. Questa non è una buona notizia per il lavoro a progetto e può inibire la crescita.

Qual è la soluzione?

Nonostante le sfide poste dall’utilizzo di più applicazioni di collaborazione, non è realistico aspettarsi una centralizzazione totale. È importante riconoscere che i vari team all’interno della vostra organizzazione abbiano esigenze diverse e questo deve essere preso in considerazione.

La soluzione è duplice. In primo luogo, approvate una piattaforma di collaborazione che combina diversi metodi di comunicazione in un’unica interfaccia facile da usare. Ciò garantirà che la stragrande maggioranza dei dipendenti possa comunicare utilizzando il metodo preferito, sia esso video, chat, telefonia o cellulare, senza doversi rivolgere a soluzioni di consumo.

In secondo luogo, cercate una suite di comunicazione che offra l’interoperabilità. La tecnologia a standard aperti permette di integrare le applicazioni in modo che possano comunicare tra loro, riducendo il rischio di perdere informazioni e formando silos.

Conclusione

Più applicazioni si utilizzano, più diventa impegnativo raggiungere una comunicazione unificata in tutta l’organizzazione. I partner IT devono essere preparati ad ambienti misti, ma cercare di consolidare, ove possibile, per ridurre al minimo i rischi per la sicurezza, i rallentamenti della produttività e i costi non necessari.

Scegliendo uno strumento di comunicazione multicanale come il 3CX, è possibile evitare gli orpelli di più app di collaborazione. Al contrario, potrete godere di conferenze integrate, chiamate, chat e comunicazioni esterne. L’approccio a standard aperti del 3CX rende semplice anche l’integrazione di applicazioni di terze parti. Disponete di un unico hub di comunicazione per tutto il personale.