Centralini Legacy (Proprietari) e VoIP in standard SIP Open

La differenza tra centralini Legacy (Proprietari) e centralini VoIP in standard SIP Open è sempre oggetto di particolare attenzione non solo da parte degli installatori specializzati ma, soprattutto, da parte degli utenti finali. In effetti, nell’universo dei centralini telefonici e dei sistemi di comunicazione unificata, non è sempre facile percepire i pregi e i difetti di un prodotto. allo stesso modo non è facile distinguere quelli che sono i costi reali di installazione e manutenzione, le tipologie di licenza, la compatibilità con i prodotti instandard SIP presenti sul mercato. Infine, ma non ultimo in ordine di importanza, non è nemmeno semplice comprendere quale sia il grado di sicurezza delle soluzioni utilizzate.

Tutti gli utenti finali, nella fase di scelta o sostituzione di un centralino telefonico, si trovano di fronte al dilemma della scelta di un nuovo sistema telefonico e alla tecnologia da utilizzare.

Questo articolo fornisce un semplice confronto dei vantaggi e degli svantaggi dei sistemi telefonici tradizionali dei più recenti Centralini VoIP (in versione locale o in cloud), al fine di poter determinare con chiarezza quale sia il sistema migliore per lo specifico utilizzo aziendale.

In questo primo articolo distingueremo tra sistemi tradizionali e VoIP in standard SIP Aperto e standard SIP Chiuso o limitato. Rimandiamo ai prossimi articoli l’analisi comparativa dei sistemi di licenza e le variabili relative al sistema operativo di base e alla longevità e scalabilità dei sistemi.

Centralini Telefonici Tradizionali (Legacy)

Un sistema telefonico tradizionale viene anche definito un sistema legacy. Si base su un hardware specifico collocato all’interno degli uffici della società Esso è inoltre collegato via cavo a ogni singolo telefono. Questi tipo di dispositivi dipendono dal numero di utenti e dal numero di linee esterne necessarie per effettuare chiamate in uscita. Si basano sull’aggiunta di schede di espansione e richiedono più schede di espansione hardware in base al numero di utenti e alle linee telefoniche utilizzate. Le aziende multisede hanno inoltre necessità di implementare più apparati hardware per lo smistamento delle chiamate: una per ogni sede. Se l’azienda cresce dopo l’acquisto iniziale, un tecnico deve aggiornare manualmente l’hardware per aggiungere nuovi utenti. L’operazione di upgrade è in genere piuttosto costosa in quanto comporta l’aggiunta non solo di schede hardware ma anche il versamento di un canone di licenza specifico per ogni nuovo interno telefonico o per ogni nuovo canale voce (linea telefonica) aggiuntiva.

Caratteristiche:

Costo complessivo di installazione e manutenzione molto elevato
In assenza di alimentazione telefonica in locale, in mancanza di un gruppo elettrogeno, il centralino non è operativo e non offre metodi alternativi per ricevere la chiamata.
L’aggiornamento delle funzionalità del prodotto è legato allo specifico hardware in uso. Molto spesso il centralino ha un limite dettato dall’hardware impiegato e non risulta scalabile con il il crescere dell’azienda
Le operazioni di aggiornamento, anche quelle ordinarie, richiedono personale specializzato, l’intervento dei tecnici sul posto.
Le operazioni di espansione, o di modifica dei comportamenti, comportano l’aggiunta di schede di espansione e richiedono l’intervento sul posto dei tecnici.
Ogni utente è legato al proprio telefono fisico.
L’interazione con gli applicativi CRM, I software Gestionali, le rubriche aziendali, i Database aziendali non sono spesso possibili oppure richiedono specifiche e costose implementazioni personalizzate.
I centralini tradizionali vincolano la scelta dei Telefoni su modelli specifici o marche particolari ed imposte e non consentono il pieno utilizzo o la piena compatibilità con i comuni telefoni in standard SIP. Questa scelta impone all’acquirente spese molto più elevate per l’acquisto dei telefoni IP indicati/vincolati al produttore.
Nei sistemi legacy più evoluti ed aperti al mondo SIP, prevale la tendenza all’utilizzo di un modello di licenza per postazione. In pratica, oltre al costo del telefono, andrà sommato anche una licenza per l’aggiunta dell’interno. E’ un modello di licenza ormai ampiamente superato che prevede il versamento di una quota proprio come se si stesse aggiungendo una scheda hardware virtuale per garantire l’espansione del sistema.
In caso di guasto hardware è necessario provvedere alla sostituzione della componente elettronica proprietaria con relativi fermi tecnici per la sostituzione. Nel caso in cui si desideri un sistema ridondato, è sovente necessario duplicare l’hardware ed i relativi costi.
Il sistema è principalmente concepito per l’utilizzo delle tradizionali linee telefoniche analogiche o ISDN (BRI o PRI) ed ha una ridotta compatibilità per le linee VoIP native in modalità SIP trunk. Molti centralini non nascono direttamente in standard SIP e sono composti da una sezione elettronica tradizionale a cui viene aggiunta una scheda di conversione/adattamento per la gestione del protocollo SIP.

Centralini Telefonici VoIP in standard SIP Aperto.

VoIP è l’acronimo di Voice over Internet Protocol ed è un gruppo di tecnologie che supporta la trasmissione di comunicazioni vocali e dati su rete locale o pubblica. La Voce viaggia, in maniera integrata e unificata su tutte le tipologie di reti dati disponibili: reti locali, reti internet, connettività cablate e wireless (wifi o dect). Il centralino non è più vincolato alle linee telefoniche “fisiche” ma può comunicare direttamente con il fornitore di telefonia fissa, senza necessità di allaccimenti di linee dedicate ma, semplicemente, dialogando attraverso una rete internet. Il cuore del centralino diventa una componente completamente “software” generamente slegata dall’hardware proprietario. Il sistema è sempre aggiornabile ed espandibile. I modelli di licenza sono in genere semplificati e non prevedono più centinaia di opzioni di espansione.

I Centralini VoIP in standard SIP Aperto possono essere classificati in due categorie: quelli gestiti in locale e quelli gestiti e ospitati direttamente in cloud. Possono essere basati su sistemi operativi proprietari oppure su comuni sistemi operativi Windows o Linux.

Sistemi più evoluti come 3CX hanno ormai ampiamente superato anche queste distinzioni. Lo stesso Centralino può infatti essere eseguito sia su Windows che su Linux e può essere indifferentemente gestito sia in cloud che in locale (on-premise). Con un semplice backup, il centralino 3CX può essere trasferito da locale al cloud, da Windows a Linux senza alcun vincolo.

Caratteristiche:

Costo complessivo di installazione e manutenzione ridotto rispetto ai sistemi legacy. Non sono richiesti cablaggi dedicati. Il sistema Sfrutta la rete ethernet o le reti wi-fi esistenti per trasportare la voce.
Non si tratta più di un semplice centralino telefonico ma di un sistema integrato e unificato di comunicazione che permette anche la Videoconferenza e l’interazione con tutti i dati aziendali. In questo caso non si parla più di semplice “centralino telefonico” ma di sistema di Comunicazione Unificato ed Integrato.
E’ possibile utilizzare un comune smartphone come interno telefonico. Se il PBX è installato in cloud, in caso di mancanza di alimentazione, gli interni continuano ad essere raggiungibili, in perfetta mobilità, da qualunque parte del mondo.
L’aggiornamento delle funzionalità è frequente e il “motore” software del centralino viene costantemente aggiornato per supportare costantemente l’adeguamento con le necessità di integrazione con gli applicativi aziendali (CRM, Gestionali e Database). Non vi sono limiti di espandibilità; il sistema è utilizzabile sia nell’ambito small business che in ambiti corporate di grandi dimensioni. Non è necessaria alcuna aggiunta di schede hardware. Il Centralino si basa unicamente su comuni soluzioni workstation e server (PC o server) e non impone alcun hardware dedicato.
Le operazioni di aggiornamento, anche quelle ordinarie, possono essere eseguite in maniera automatica ed autonoma. SI ha la possibilità di scegliere se optare per un servizio completamente gestito (modello MSP) erogato da un installatore specializzato oppure decidere di maturare in azienda le competenze per una gestione ordinaria autonoma. Ciò risuce drammaticamente i costi complessivi di manutenzione.
Le operazioni di espansione, o di modifica dei comportamenti, non richiedono l’aggiunta di schede di espansione e possono essere eseguite remotamente.
L’utente non è vincolato al telefono fisico, può comunicare in mobilità. Il telefono fisico può essere condiviso tra più utenti che eseguono i turni (cd. modalità Hot Desking). Ogni utente accede al telefono con le proprie credenziali di autenticazione.
L’interazione con gli applicativi CRM, I software Gestionali, le rubriche aziendali, i Database aziendali possono già essere previste nel sistema senza richiedere l’esborso di canoni aggiuntivi di licenza. 3CX, ad esempio, nella versione Professional si integra nativamente con i più diffusi applicativi CRM: dal semplice Google Contact fino agli applicativi CRM più diffusi sul mercato.
Non vi è alcun vincolo di utilizzo di una marca specifica di telefoni IP. Virtualmente tutti gli apparati con pieno supporto SIP sono compatibili. Le marche più diffuse e famose, dalle più economiche a quelle più blasonate e prestigiose, godono inoltre di supporto ufficiale e i telefoni possono essere programmati automaticamente in pochi minuti.
Nei migliori sistemi non esiste il concetto di licenza per postazione. Il costo da considerare sarà unicamente quello del telefono in standard SIP aperto. Per le aziende dotate di comparti IT interni opportunamente formati, è possibile aggiungere e modificare gli interni in piena autonomia evitando il costo di risorse esterne.
In caso di guasto hardware il sistema è facilmente ripristinabile su un PC o una Workstation equivalente in pochissimo tempo. Ciò evita i fermi tecnici.
Il sistema è principalmente concepito per l’utilizzo delle linee native VoIP in standard SIP ma è comunque possibile interfacciasi anche con il mondo della telefonia tradizionale tramite l’utilizzo di gateway di conversione. La compatibilità VoIP con i Provider SIP è molto elevata. In caso di comportamenti particolari è possibile modificare i parametri di configurazione per adattare anche i provider SIP con comportamenti particolari.
I modelli di licenza sono estremamente semplificati rispetto ai centralini legacy.