Il web client 3CX è uno strumento importante che nel tempo ha ricevuto sempre più aggiornamenti e miglioramenti, ma non dimentichiamo il potente “status presence” che è al centro della funzionalità 3CX. Voi e i vostri utenti utilizzate questa funzione al meglio? Continuate a leggere per capire perché e come si possono usare gli status presence anche detti profili di stato o stati di presenza.
Che cos’è lo status presence?
Se sei nuovo di 3CX, gli status presence permettono ad un utente di cambiare il comportamento del proprio account a seconda delle diverse ore del giorno o a seconda di uno specifico stato impostato. Questo fa in modo che le chiamate e i messaggi di chat non vi disturbino quando state cercando di concentrarvi o che le chiamate vengano inoltrate ad un collega o ad un team quando siete in ferie. Gli utenti possono scegliere tra le seguenti profili di stato:
- Disponibile
- Assente
- Non disturbare
- Pranzo
- Viaggio di lavoro
Gli ultimi due nomi di presenza possono essere personalizzati in base alle vostre preferenze, ma ne parleremo più avanti.
Accesso rapido dall’icona dell’avatar
Cambiare il proprio stato al volo è un aspetto importante, per questo è facile da impostare facendo clic sull’icona del proprio avatar nell’angolo in alto a sinistra dello schermo. Con due clic, si può facilmente passare ad uno stato di propria scelta. Da questo menu, si può anche scegliere di impostare il proprio stato temporaneamente per un periodo di tempo determinato.
Personalizzazione degli status presence
Gli status presence offrono una flessibilità totale e garantiscono che, indipendentemente dal tipo di organizzazione, gli utenti possano impostare i loro profili in base alle loro esigenze.
Messaggi di stato personalizzati
Si noterà che su ogni riga di stato, cliccando sull’avatar, è presente un’icona a forma di matita. Selezionandola, è possibile inserire qualsiasi messaggio (fino a 120 caratteri) che verrà poi visualizzato da tutti gli altri utenti. Utilizzando questa funzione, tutti i colleghi sono a conoscenza della vostra disponibilità.
Nomi di profilo personalizzati
Gli ultimi 2 nomi di stato possono essere modificati a piacimento. Per farlo, basta andare su “Impostazioni” > “Stato” > “Pranzo” o “Viaggio di lavoro” e modificare il campo “Nome profilo personalizzato”. Questo potrebbe essere utile per gli utenti che desiderano creare un profilo PUSH separato. Consultate la sezione “Suggerimenti e trucchi” di questo blog.
Instradamento flessibile delle chiamate
Impostare uno stato diverso, non significa solo mostrare ai colleghi la propria disponibilità, è anche un modo efficace per reindirizzare le chiamate e garantire che non vengano perse quelle dei clienti. Navigando nelle impostazioni di stato, gli utenti possono decidere cosa succede nelle seguenti circostanze:
- Cosa fare con le chiamate senza risposta provenienti da fonti esterne o interne.
- Dove reindirizzare una chiamata se l’interno di un utente è occupato o non disponibile.
Opzioni specifiche del profilo
In alcuni casi, può essere utile far squillare il proprio cellulare contemporaneamente al proprio interno 3CX. Quando si impostano i profili ‘Disponibile’ e ‘Pranzo’, gli utenti possono spuntare la casella ‘Squilla anche il mio cellulare’. Oltre a questa opzione, gli utenti possono consentire la ricezione di più chiamate su un singolo interno e scegliere se le notifiche PUSH devono essere inviate o meno.
Eccezioni specifiche per l’utente
L’instradamento flessibile delle chiamate è una funzione brillante che tutti gli utenti possono utilizzare per garantire che le chiamate siano instradate correttamente. Ma cosa succede se a chiamare è una persona cara o un VIP? Un utente può utilizzare la funzione “Eccezioni” per impostare un comportamento dedicato.
Ad esempio, se lo stato di un utente è impostato su DND e l’amministratore delegato dell’azienda chiama, non sarebbe bello per lui ricevere la segreteria telefonica. Impostando il numero di telefono dell’amministratore delegato nell’elenco delle eccezioni, l’utente può scegliere come gestire la chiamata, ignorando qualsiasi altra regola di inoltro dello stato.
Pianificatore di stato (Status scheduler)
La funzione di pianificazione dello stato nel web client è un ottimo strumento per gli utenti che lavorano a tempo parziale o per qualsiasi combinazione di orari che possono essere al di fuori dell’orario d’ufficio globale. Impostando una pianificazione personale dello stato, gli interni degli utenti possono essere impostati per cambiare automaticamente lo stato a seconda del giorno della settimana e dell’ora. È possibile inserire più fasce orarie al giorno e le opzioni “Aggiungi” e “Cancella” rendono la configurazione rapida e semplice.
Facile gestione degli annunci
L’impostazione di diversi stati può avere un effetto a catena a cui inizialmente non si pensava. Ad esempio, se si imposta lo stato di “Fuori sede”, il saluto generico della segreteria telefonica sarà ancora applicabile? Probabilmente no. La soluzione? Con il web client è possibile registrare e impostare messaggi vocali specifici per ogni stato. Andate su “Impostazioni > Saluti”. Non dovrete più preoccuparvi di registrare nuovamente un messaggio vocale ogni volta.
State usando gli status presence al meglio?
Usare la potenza del web client 3CX per personalizzare e aggiornare lo stato del profilo è facile e intuitivo. La personalizzazione della presenza non è solo limitata al web client , ma è disponibile nelle app mobili gratuite e nell’app desktop per Windows e macOS. Se non state utilizzando al meglio i vostri profili di presenza, oggi è il giorno giusto per approfittare di questi vantaggi.
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