Un cliente richiama. Un collega subentra. Qualcuno deve verificare quanto discusso e concordato.

Termini una chiamata sapendo cosa occorre al cliente. Poi arriva un’altra chiamata, un collega fa una domanda e, arrivato il pomeriggio, stai cercando di ricordare se avevi pianificato una richiamata per oggi o per domani!

La trascrizione delle chiamate offre una conversazione scritta su cui poter far affidamento quando bisogna rileggere quanto discusso. Puoi trovare dettagli, preparare la risposta successiva o aiutare qualcun altro a riprendere da dove avevi interrotto. Aggiungi un riepilogo generato dall’IA con elenchi puntati di note e punti d’azione, e la conversazione diventa molto più facile da consultare.

3CX offre diverse modalità per la trascrizione delle chiamate: dal supporto integrato per i principali provider cloud, fino al 3CX AI Server eseguibile on-premise utilizzando sia hardware Apple Mac sia NVidia. Continua a leggere per saperne di più.

Rendi più semplice la prossima conversazione con la trascrizione delle chiamate di 3CX

Rendi più semplice la prossima conversazione con la Trascrizione Chiamate di 3CX

Inizia dalle chiamate in cui dettagli mancanti o spiegazioni ripetute creano più attrito. Una trascrizione utile dovrebbe aiutare a trovare una risposta, preparare un riscontro o proseguire il lavoro, rendendo più agevole la conversazione successiva.

In molti casi d’uso, la trascrizione completa è superflua; i riepiloghi aiutano a condensare una conversazione; l’analisi consente di confrontare numerose chiamate. La registrazione scritta diventa così il punto di partenza.

In che modo la trascrizione supporta la tua azienda

Utilizzo Un esempio pratico Valore concreto
Trovare un dettaglio Verificare la data di consegna concordata durante una chiamata Individuare lo scambio pertinente senza dover riascoltare l’intera registrazione
Preparare un follow-up Esaminare i requisiti di un potenziale cliente prima di redigere una proposta Lavorare basandosi su ciò che il cliente ha effettivamente detto
Passare una pratica a un collega Fornire all’operatore di supporto successivo la conversazione precedente Preservare il contesto quando cambia la gestione dell’attività
Verificare un accordo Esaminare una promessa o un’istruzione contestata Confermare quanto detto confrontando la trascrizione della chiamata
Formare il team Valutare come un operatore ha gestito un quesito tecnico Discutere uno specifico passaggio con un contesto chiaro
Individuare problemi ricorrenti Confrontare le chiamate relative a documenti o processi poco chiari Utilizzare strumenti IA generici per raggruppare ed esaminare le trascrizioni
Consultare rapidamente le informazioni dalle trascrizioni delle registrazioni Leggere spiegazioni o messaggi registrati Consente di utilizzare più informazioni in meno tempo

Esempi di casi d’uso a supporto dei flussi di lavoro quotidiani

Ecco alcuni esempi pratici e concreti di come trascrizioni, sentiment e analisi possono aiutare la tua azienda oggi:

  1. Dettagli fondamentali dopo una chiamata

Un potenziale cliente trascorre 20 minuti a spiegare le sue esigenze. Menziona una scadenza, un sistema esistente e un requisito fondamentale che potrebbe determinare l’idoneità della tua proposta. Hai preso appunti, ma durante la stesura dell’offerta ti accorgi che un punto non è chiaro.

Con una trascrizione, puoi tornare sui dettagli della conversazione, mentre il riepilogo ti aiuta a riesaminare i requisiti e i passaggi successivi.

Offre inoltre a un collega utili informazioni di contesto prima del contatto successivo. Potrà vedere quanto discusso senza dipendere unicamente dai tuoi ricordi.

  1. Una richiesta che supera il cambio turno

Un ospite chiama un hotel per avvisare che arriverà tardi e che necessita di disposizioni particolari per l’arrivo. L’addetto alla reception comprende la richiesta, ma all’arrivo dell’ospite sarà in servizio un altro collega. Una trascrizione offre al team un riscontro certo da verificare. Le note e le azioni del riepilogo consentono di trasferire i dettagli pertinenti durante il passaggio di consegne.

Lo stesso principio si applica a un rivenditore che gestisce un reso o a un centro riparazioni che prepara l’intervento di un tecnico. Qualcuno fornisce una spiegazione una volta sola; qualcun altro avrà bisogno di quell’informazione in seguito.

La trascrizione aiuta a preservarla. Il personale dovrà comunque verificare i dettagli importanti e inserire la richiesta nella prenotazione, nell’anagrafica cliente o nella scheda di lavoro su cui si interverrà.

  1. Trasformare una chiamata difficile in una lezione utile

Un cliente conclude una chiamata visibilmente frustrato. L’operatore sostiene di aver spiegato la procedura, ma il cliente afferma che non è stata data risposta alla sua domanda. In casi come questo, una trascrizione consente al manager e all’operatore di esaminare insieme lo scambio. Cosa ha chiesto il cliente? La risposta ha affrontato la questione o si è limitata a descrivere la procedura standard?

Possono utilizzare quel passaggio per discutere una risposta più chiara e preparare una domanda di approfondimento. Uno scambio gestito correttamente può anche offrire ai nuovi colleghi un utile esempio da cui imparare.

La sessione di coaching parte da una conversazione specifica anziché da un generico invito a essere più disponibili. Se il tono di voce o le interruzioni sono rilevanti, è sempre possibile riascoltare la registrazione corrispondente.

  1. Verificare domande e risposte effettive

Un cliente contesta l’affermazione di una compagnia assicurativa secondo cui avrebbe omesso di dichiarare un dettaglio al momento della sottoscrizione di una polizza. Il cliente ricorda di averne parlato; il responsabile dei reclami non era presente alla chiamata. Una trascrizione aiuta chi esamina il caso a trovare lo scambio: quale domanda ha posto l’operatore? Cosa ha risposto il cliente? Ha richiesto chiarimenti?

Ciò fornisce un chiaro punto di partenza per verificare il reclamo. Lo stesso approccio è utile in caso di contestazione su una promessa di consegna o su una richiesta di annullamento: trova la conversazione, verifica le parole esatte ed esamina il contesto.

  1. Individuare il problema dietro alle chiamate ripetute

Un fornitore di energia riceve diverse chiamate riguardanti una voce di costo in bolletta. Ogni operatore risponde alla domanda, ma la stessa confusione continua a ripresentarsi. Le trascrizioni consentono a un analista di confrontare ciò che i clienti chiedono, esaminando direttamente i testi delle chiamate o utilizzando uno strumento di analisi separato per raggruppare le conversazioni per argomento.

Il team potrebbe scoprire che la bolletta utilizza formulazioni non comprese dai clienti. Può quindi rivedere la formulazione o migliorare le note a disposizione degli operatori, per poi verificare le chiamate successive per lo stesso quesito.

Lo stesso approccio può aiutare un rivenditore a comprendere i dubbi ricorrenti sui resi. La trascrizione fornisce le conversazioni da esaminare; l’analisi e il giudizio critico le trasformano in elementi su cui l’azienda può intervenire concretamente.

Riassumere le trascrizioni e riepiloghi delle chiamate migliorati nell’Update 10

L’Update 10 introduce riepiloghi delle chiamate IA migliorati, che sfruttano le trascrizioni per fornire un resoconto più chiaro di ogni conversazione. I riepiloghi sono strutturati in tre sezioni: un Riepilogo (Recap) della discussione, Note che evidenziano le informazioni importanti e Azioni da intraprendere (Action Items) che delineano i passi successivi. Che si tratti di un commerciale che effettua un follow-up dopo una demo o di un addetto al supporto che prende in carico una pratica già aperta, tutte le informazioni chiave sono immediatamente disponibili senza dover ascoltare l’intera chiamata. Gli amministratori possono inoltre personalizzare la generazione dei riepiloghi utilizzando i propri prompt.

Cosa significa per la tua azienda?

  1. Le tue conversazioni rimangono con te. Con la trascrizione eseguita localmente sul tuo hardware, hai un maggiore controllo su come vengono elaborate le conversazioni con i clienti e su dove vengono gestiti i dati.
  2. È facile da distribuire. È sufficiente configurare il server tramite la Console di Amministrazione 3CX ed eseguire un singolo comando sul tuo Mac. Non è necessaria una configurazione server complessa né un’infrastruttura aggiuntiva.
  3. Hai un punto di partenza accessibile. Un Mac con Apple Silicon con il requisito minimo di 16 GB di RAM costa circa 1.000 dollari, mentre un Mac mini con i 24 GB di RAM e 512 GB di archiviazione raccomandati è disponibile a circa 1.300 dollari (prezzi USA).

Con queste funzionalità ora disponibili a partire da 8SC, anche le realtà più piccole possono beneficiare degli stessi approfondimenti sulle chiamate basati sull’IA precedentemente riservati alle installazioni più grandi. Scopri di più sui riepiloghi delle chiamate migliorati.

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