Le aziende di tutto il mondo stanno reagendo al COVID-19 in vari modi, dalla richiesta ai dipendenti di lavorare da casa, alla limitazione dei viaggi, fino all’annullamento di eventi aziendali e alla partecipazione a fiere. Le organizzazioni stanno anche sperimentando diverse sfide per una risposta rapida, sia dal punto di vista della salute e del benessere dei dipendenti, sia a causa di catene di fornitura disordinate. Tutto ciò potrebbe avere un enorme impatto sul benessere dell’azienda e sull’economia in generale.

È quindi essenziale non lasciare che il panico abbia la meglio su di noi, ma garantire piani di continuità aziendale, minimizzare le perdite finanziarie e proteggere la forza lavoro.

Di seguito è riportata la lista di controllo per le pandemie, per aiutarvi a ridurre al minimo il rischio:

Identificare il personale chiave dell’azienda

  • Nominare qualcuno che coordini le attività e le strategie di comunicazione durante la pandemia.
  • Sviluppare un piano di comunicazione per i dipendenti che delinei come l’azienda risponderà a scenari di chiusura e possibili infezioni sul posto di lavoro.
  • Determinare i requisiti minimi di personale per le funzioni aziendali chiave, nel caso in cui si debba operare con una forza lavoro ridotta a causa di malattia.
  • Identificare gli impiegati migliori e assicurarsi che gli altri membri dello staff abbiano ricevuto una formazione adeguata per coprirli.

Essere pronti al lavoro a distanza

  • Esaminate la tecnologia, compresa la larghezza della banda, la sicurezza e la connettività, necessaria per supportare i dipendenti che lavorano da casa.
  • Condurre un training al personale, sull’uso di strumenti remoti come le videoconferenze.
  • Esaminare e preparare una strategia per il trasferimento del lavoro per le funzioni e i processi che possono essere trasferiti.
  • Esercitatevi ora.

Mantenete i dipendenti ben informati

  • Assicuratevi che tutti i dipendenti siano consapevoli di cosa fare, in modo da evitare l’isteria e il panico.
  • Informateli su chi contattare, quando e come, per ogni possibile scenario.
  • Rivedete le politiche aziendali in materia di risorse umane e ricordate ai dipendenti i loro diritti, in caso di quarantena e di ferie forzate.
  • Esaminate l’attuale assicurazione sanitaria con i broker per determinare cosa può essere coperto o meno in caso di pandemia.

Comunicate con i partner

  • Contattate la vostra catena di fornitura (fornitori e venditori) per capire a che punto sono.
  • Identificate il vostro impatto operativo e le vostre entrate.
  • Considerate dei fornitori alternativi prima che se ne presenti la necessità.

Utilizzate degli strumenti giusti per comunicare

Conferenza web per la continuità del tuo business

  • Rispondere in modo efficace e prevenire le interruzioni del lavoro, dipende da un’attenta pianificazione preventiva come abbiamo delineato precedentemente, ma anche dall’uso di strumenti di comunicazione che possano essere all’altezza della situazione.
  • Scegliete una soluzione di videoconferenza che vi consenta di comunicare facilmente con un gran numero di persone, senza dover sborsare ingenti somme per ogni utente o licenze mensili.
  • Assicuratevi che la qualità del suono e le capacità video siano all’altezza. Non c’è niente di peggio delle interferenze della qualità del suono, quando si cerca di comunicare con un vasto pubblico. Una buona qualità video, aiuterà anche i dipendenti a sentirsi parte di un gruppo, anche se non nella stessa stanza.
  • Rendete più facile per i dipendenti condividere le loro idee e il loro lavoro. Scegliete una soluzione che includa funzionalità di condivisione dello schermo per la risoluzione dei problemi, oltre alla possibilità di caricare i PDF e condividere i documenti con il gruppo.

3CX è qui per aiutare

Se non sapete quali strumenti utilizzare, il 3CX può essere d’aiuto. Abbiamo appena rilasciato una demo gratuita della nostra soluzione di web meeting che potete utilizzare per supportare la vostra attività, soprattutto se siete vincolati da un bisogno urgente di lavorare a distanza. La demo è disponibile per l’uso immediato ed è completamente gratuita!

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