Fino a poco tempo fa era opinione comune che il PBX Virtuale e i più evoluti sistemi di comunicazione unificata costituissero una prerogativa solo per le imprese di grandi dimensioni. Questa conclusione era dovuta principalmente a considerazioni di tipo economico in merito ai costi dovuti all’approvvigionamento di risorse quali il PBX, i servizi in cloud, la  banda larga e ultralarga, l’integrazione con gli applicativi gestionali e i CRM.

Negli ultimi anni queste considerazioni sono state completamente stravolte dall’evoluzione tecnologica che ha comportato una drastica riduzione dei prezzi, abbinata ad un rilevantissimo incremento delle funzionalità offerte dai sistemi di comunicazione unificata. A questi vanno sommate le dinamiche evolutive del mercato tecnologico quali, ad esempio, una forte concorrenza nel campo dei servizi di cloud hosting e la disponibilità, in continua espansione, della connettività a banda larga e ultralarga.

Se quindi, fino a pochissimo tempo fa, una soluzione di comunicazione unificata poteva costituire un lusso o una semplice opzione per la piccola e media impresa, oggi essa rappresenta un fattore strategico per acquisire vantaggio competitivo rispetto alla concorrenza. Il Centralino PBX Virtuale integrato con i servizi di comunicazione unificata è uno strumento che permette di ottenere enormi vantaggi per l’impresa sia in termini di riduzione dei costi generali che di quelli del personale. A ciò va aggiunto un aumento dell’efficacia e dell’efficienza produttiva in azienda.

Si parla di Centralino in Cloud quando il Centralino Virtuale VoIP viene ospitato all’interno di un data center e fornisce i servizi di telefonia e di comunicazione unificata attraverso Internet. Come conseguenza, tutti i servizi di telefonia e di comunicazione saranno disponibili ovunque e non più unicamente all’interno dell’azienda.

Con un PBX virtuale, puoi portare i tuoi servizi telefonici per strada, a casa tua, in altre sedi o filiali aziendali e in ufficio. Ciò offre all’azienda maggiore flessibilità e portata. Esistono vantaggi finanziari e operativi consolidati per un servizio in hosting, ma ancora più importanti sono i vantaggi produttivi per l’azienda:

Miglioramento delle comunicazioni d’ufficio con PBX Virtuale

La scelta di una soluzione PBX virtuale, come quella offerta da 3CX, riduce i costi dell’infrastruttura e fornisce tutti gli strumenti in una piattaforma di comunicazione unica, avanzata ed integrata.

Miglioramento del Servizio Clienti

Le soluzioni Virtual PBX offrono un vantaggio immediato per il servizio clienti offrendo un approccio efficiente alla gestione delle chiamate in arrivo. I chiamanti ricevono un saluto professionale e un menù di opzioni per l’accesso ai reparti  vendite, produzione o supporto tecnico. Il PBX virtuale inoltra quindi la chiamata al reparto o al dipendente designato.

Non è più necessario assumere un addetto alla reception e le chiamate raggiungono qualsiasi dipendente, non solo in ufficio, ma anche da casa o in mobilità. Un semplice portale facilita l’assegnazione o la modifica degli “interni” per ciascun dipendente, se vengono promossi o abbandonano la società. Ciò crea il presupposto per poter implementare con successo politiche interne di Smart Working, garantendo che i clienti raggiungano sempre il giusto referente.  È inoltre possibile usufruire di funzionalità quali messaggistica, inoltro chiamate, segreteria telefonica, avviso di chiamata e audio/video conferenza integrate.

Un solo numero per tutti i tuoi telefoni

Con un PBX virtuale come 3CX, puoi offrire a clienti, fornitori e  intermediari, un unico numero di contatto per tutti i membri della tua azienda. In questo modo, i contatti non devono ricordare un elenco di numeri diversi per ufficio, cellulare o casa.

Continuità aziendale garantita

Se si dovessero verificare problemi bloccanti in ufficio/azienda, come un’interruzione continuativa di corrente, un evento eccezionale, anche grave, non perderai le tue comunicazioni. Il PBX virtuale si trova nel Cloud ed è possibile lavorare fuori dall’ufficio, se necessario, con pieno accesso alle comunicazioni, ripristinando la piena connettività.

Supporto per il lavoro in mobilità e per lo smart working

Il Virtual PBX offre ai dipendenti che spesso non sono in ufficio la libertà di effettuare e ricevere chiamate sulla propria linea. Le chiamate possono essere inoltrate a uno smartphone o altro dispositivo, rendendolo un’estensione del sistema di comunicazione dell’ufficio. La comunicazione non è solo di tipo audio ma è “unificata” in quanto mette a disposizione un’infinità di strumenti: conferenza audio, conferenza video, chat, casella vocale, rubrica condivisa, integrazione con i CRM e gli applicativi aziendali. Queste funzionalità sono in continua crescita ed evoluzione.

Aumento della produttività a casa

Con una soluzione PBX Virtuale i dipendenti possono lavorare da casa in smart working con accesso agli stessi servizi di comunicazione che avrebbero in ufficio. Possono connettersi al PBX virtuale tramite una connessione Internet utilizzando laptop, smartphone, tablet o il proprio telefono di casa. Anche gli smart worker possono rimanere in contatto perché il PBX virtuale può inoltrare tutte le chiamate all’interno prescelto. Lavorare da casa offre ai dipendenti una maggiore flessibilità per scegliere dove e come lavorare mantenendo la produttività. Questo livello di produttività è importante per reclutare e mantenere dipendenti. Può anche ridurre drasticamente i costi immobiliari aziendali.

Miglioramento delle comunicazioni multi-sede

Per le aziende con più filiali, un Centralino Virtuale in Cloud può abilitare servizi IP completi per ciascuna sede, con i vantaggi aggiuntivi della gestione centralizzata e delle chiamate gratuite tra le sedi. Poiché le comunicazioni sono ora centralizzate, e le sedi non devono configurare e gestire l’infrastruttura in loco, si riducono anche i costi di apparati hardware e di assistenza tecnica.

La semplificazione delle comunicazioni tra le sedi aziendali può contribuire a migliorare l’efficienza aziendale supportando rapporti regolari e una maggiore collaborazione. I vari gruppi di lavoro possono pianificare conferenze anche giornaliere per rivedere l’attività della giornata o discutere di nuove opportunità di business, senza costi di chiamata. Tenendo riunioni settimanali o mensili, tramite chiamate in conferenza, è possibile risparmiare tempo prezioso e costi di trasferta, rispetto agli incontri in loco.

Costruire un business virtuale

Per molte piccole aziende, il modo più semplice per crescere è creare un’azienda virtuale. Puoi lavorare con appaltatori che operano in altre aree, utilizzare fornitori in outsourcing e stabilire una presenza sul mercato in un luogo senza essere fisicamente presenti. È un modo economico per creare un’operazione che fornisca ai clienti l’impressione di un’attività più ampia, consolidata e organizzata. È probabile che i membri del team virtuale abbiano i propri numeri di contatto su vari telefoni di ufficio o domestici e dispositivi mobili. Tuttavia, con un PBX virtuale sul posto, il tuo team virtuale può accedere al servizio telefonico aziendale principale, ricevere chiamate dai clienti e rimanere in contatto con altri dipendenti.

Uffici locali senza presenza fisica

Se si desidera aumentare il business in una determinata città o area geografica e dare ai potenziali clienti l’impressione di avere a che fare con un’azienda locale, è possibile assegnare numeri VoIP geografici verso queste località. Quando i clienti locali compongono i numeri VoIP, le chiamate vengono inoltrate al PBX per la distribuzione ai membri del team designati. Se si utilizzano numerazioni VoIP per essere presenti all’estero, Il cliente paga solo una tariffa locale. Ciò significa che potresti creare uffici virtuali a New York, Berlino, Londra, Parigi o in qualsiasi altro luogo, senza esserci.

La tua azienda cresce con 3CX

L’altro grande vantaggio di una soluzione PBX Virtuale basata su Cloud, come quella offerta da 3CX, è che può crescere ed espandersi con la tua azienda. Il PBX è scalabile, quindi se assumi nuovi membri nel team, puoi apportare modifiche senza fermi tecnici o ritardi per l’installazione di nuove linee. Ciò rende il PBX Virtuale una soluzione flessibile per un’azienda in rapida crescita o che opera in mercati transitori o temporanei.
Un sistema di comunicazione unificata è dunque la scelta obbligatoria per una piccola o media azienda che intende crescere ed imporsi sul mercato. Non si tratta più di un lusso. Non è più possibile per lavorare in maniera competitiva ed efficiente pensare di rinunciare agli strumenti tecnologici di comunicazione. Essi costituiscono uno dei fattori chiave e decisivi per contribuire a determinare il successo del nostro business.