Smart working, VoIP e Unified Communications: risorse e formazione

Comunicazione Unificata e Smart WorkingLa decisione di introdurre in azienda una soluzione di Comunicazione Unificata comporta la necessità di concentrarsi sulla strategia da adottare. L’introduzione o la sostituzione di un generico centralino IP richiede normalmente poco tempo per la formazione e l’addestramento del personale da parte dei manager IP. Le soluzioni IP-PBX come 3CX accelerano ulteriormente questo passaggio in quanto tutto il sistema è concepito e pensato per essere intuitivo e di facile gestione.

Anche se molto spesso, per semplificazione, continuano ad utilizzare il termine di centralino VoIP o Centralino IP, le moderne soluzioni di telecomunicazione forniscono molti più strumenti per migliorare la produttività e, come tali sono classificati come Sistemi di Comunicazione Unificata, completamente integrabili con le basi dati aziendali.

Tutte le nuove funzionalità disponibili (videoconferenza web, integrazione con i CRM e i Gestionali, Applicazioni per il controllo e il monitoraggio dei telefoni hardware, Chat ecc) sono strumenti che contribuiscono in maniera incisiva ad aumentare la produttività aziendale e a consentire l’adozione di nuove modalità organizzative per il lavoro come, ad esempio, lo Smart Working.

L’approccio alle Unified Communications richiede però una maggiore attenzione da parte dei manager IT agli aspetti legati alla formazione ed istruzione del personale. Alcuni impiegati potrebbero scoprire le nuove funzionalità da soli ma, affinché i nuovi strumenti abbiano successo, il lavoro più importante dei manager IT o degli installatori specializzati inizia solo al termine dell’installazione del nuovo sistema.

Il primo passo è dunque quello di creare la consapevolezza della potenzialità e dei benefici dei sistemi di UC. La comunicazione non è più semplicemente solo quella vocale. Sempre più aziende richiedono più modalità di comunicazione per svolgere il proprio lavoro. Proprio per questa ragione è sempre più indispensabile utilizzare un approccio incentrato sull’utente finale per per garantire che si scelga la soluzione giusta in base alle esigenze della propria forza lavoro.

Il secondo passo, ancora più importante riguarda il modo in cui l’IT può aiutare i lavoratori a sfruttare pienamente il potenziale delle UC. Ci sono troppi rischi nell’affidare questo compito direttamente ai  lavoratori o a peronale IT non specializzato o idoneamente formato. E’ necessario elaborare in anticipo un piano di supporto, prima che la piattaforma di UC venga implementata. Le possibilità di successo saranno molto maggiori quando gli IT manager o consulenti esterni/installatori scenderanno direttamente in campo anticipando le richieste di domande e di supporto da parte dei lavoratori.

Esistono diverse modalità per eseguire la formazione: si possono utilizzare strumenti online (Faq, Casi di Studio, Esercitazioni, manualistica) ma l’approccio migliore rimane quello della formazione personale. Gli strumenti online possono essere utili come risorse on-demand o per ripassi e approfondimenti ma, nella maggior parte dei casi sarà preferibile organizzare delle sessioni di formazione individuali, per gruppi, team o reparti.

A seconda del tipo di competenze ed esigenze la formazione potrebbe essere organizzata anche per livelli, dal principiante all’esperto.

La formazione dovrà inoltre essere non solo introduttiva ma continua sia per garantire l’apprendimento che per istruire i lavoratori sulle nuove funzionalità introdotte  nel tempo.

Quanto considerato fino ad ora diviene ancora più importante e fondamentale quando si parla di Smart Working. A questo proposito, nel prossimo articolo proveremo a rispondere ad una delle domande più frequenti in questo ambito: quali sono esattamente le relazioni tra il cd. “lavoro agile”, la cultura aziendale e gli strumenti di UC ?

Leave a Reply