Fare la scelta giusta tra aziende multiple e separate su un unico 3CX e un’istanza dedicata.
La modalità 3CX multi-azienda (Multi-Company) consente di ospitare più aziende su un unico sistema 3CX. Ciascuna azienda opera all’interno del proprio dipartimento, con i propri utenti, intervalli di interni, messaggi audio, rubrica, orari d’ufficio e gestione delle chiamate.
La chiave di licenza rimane condivisa. La capacità della licenza, le chiamate simultanee e i servizi principali del sistema rimangono comuni a tutte le aziende. La modalità Multi-Azienda offre quindi una separazione tra i clienti senza richiedere un centralno telefonico separato per ciascuno di essi.
La domanda chiave è semplice: ciascun cliente può operare come un unico dipartimento aziendale, oppure necessita della flessibilità di un’istanza 3CX dedicata? Continuate a leggere per scoprire come rispondere a questo quesito.
Quando la modalità Multi-Azienda di 3CX è la scelta giusta?
La modalità Multi-Azienda funziona al meglio per piccole aziende indipendenti con requisiti di comunicazione semplici. Gli utenti vedono le persone e le risorse disponibili all’interno della propria azienda, mentre il Proprietario del Sistema (System Owner) o l’Amministratore di Sistema (System Administrator) gestisce il centralino condiviso.
È la soluzione ideale quando:
- Un MSP o un service provider desidera gestire diversi clienti da un unico sistema 3CX
- Ciascun cliente può operare come un unico dipartimento aziendale
- Utenti e risorse aziendali devono rimanere separati tra i vari clienti
- I Proprietari dell’Azienda (Company Owner) o gli Amministratori di dipartimento o reparto devono accedere solo ai propri utenti e alla propria gestione chiamate
- SIP trunk, DID, code, IVR e gruppi di chiamata possono essere assegnati in modo chiaro a ciascuna azienda
- I clienti non richiedono una propria integrazione CRM, Microsoft 365 o Microsoft Teams
Questo riduce il numero di istanze separate da mantenere, mantenendo al contempo separata l’operatività quotidiana di ciascun cliente.
È possibile mantenere separati utenti, numeri e gestione delle chiamate?
Ogni azienda ha un proprio piccolo ecosistema. I numeri degli interni non possono sovrapporsi tra aziende diverse. Anche i SIP trunk possono essere limitati a una specifica azienda. Code, IVR e gruppi di chiamata dovrebbero essere assegnati all’azienda corretta in modo che le chiamate in entrata rimangano all’interno di quel tenant. Un trunk condiviso può veicolare i DID per più aziende, ma l’assegnazione dei DID e l’amministrazione del trunk condiviso, rimangono sotto il controllo a livello di sistema.
È possibile operare come un unico dipartimento aziendale?
Questa è la regola di progettazione più importante. Se un cliente può operare come un unico reparto aziendale, la modalità Multi-Azienda è un’ottima opzione. Se lo stesso cliente necessita di reparti separati per Vendite, Assistenza e Contabilità con regole di visibilità, instradamento o collaborazione tra reparti dedicate, l’installazione è più adatta a un’istanza 3CX dedicata.
Quando è preferibile un’istanza 3CX dedicata?
Sceglete un’istanza dedicata quando il vostro cliente necessita di maggiore indipendenza dal centralino condiviso. Eco alcune domande da chiedervi:
- Il cliente richiede più dipartimenti interni con regole di instradamento o visibilità differenti?
- Gli utenti hanno bisogno di presenza, visibilità della rubrica, BLF o trasferimenti tra questi dipartimenti interni?
- Il cliente richiede una propria integrazione CRM, Microsoft 365 o Microsoft Teams?
- L’automazione specifica del tenant richiede un instradamento in uscita dedicato?
- Le funzionalità a livello di intero devono essere configurate diversamente per questo specifico cliente?
- Il cliente ha requisiti operativi, di reportistica o di conformità più complessi?
Se vi ritrovate a creare soluzioni alternative (workaround) per aggirare l’isolamento della modalità Multi-Azienda, di solito è un segnale che il cliente dovrebbe disporre di un proprio centralnio.
Sapere cosa rimane a livello di centralino
La modalità Multi-Azienda separa le aziende, ma non tutte le impostazioni di 3CX diventano specifiche per il tenant. Le integrazioni CRM, Microsoft 365 e Microsoft Teams non sono compatibili con la modalità Multi-Azienda. Anche la lista di blocco dei Caller ID rimane a livello di centralino, mentre la capacità della licenza, le chiamate simultanee, i servizi di sistema, gli aggiornamenti, i backup e la disponibilità generale del sistema sono condivisi su tutta l’installazione.
Vi è inoltre una considerazione importante riguardo all’automazione MakeCall. Il traffico MakeCall non si origina dall’interno dell’utente o dal dipartimento aziendale allo stesso modo di una normale chiamata utente. Se le chiamate automatizzate per ciascun cliente devono utilizzare un trunk separato, valutate la possibilità di riprogettare l’automazione o di utilizzare istanze dedicate.
Orari e festività differenti sono supportati
Le aziende ospitate sullo stesso centralnio possono comunque avere orari d’ufficio, fusi orari e festività differenti.
Code, IVR, Gruppi di chiamata e la gestione chiamate del dipartimento assegnati a un’azienda possono seguire la pianificazione di quell’azienda.
Il limite si presenta quando un singolo cliente necessita a sua volta di diversi dipartimenti interni con orari differenti e instradamento tra dipartimenti. In tal caso, un’istanza dedicata offre al cliente una maggiore flessibilità.
Abilitare la modalità Multi-Azienda
Prima di abilitare la modalità Multi-Azienda, 3CX verifica che nel sistema non vi siano integrazioni incompatibili, utenti assegnati a più dipartimenti e altri conflitti di configurazione. Eventuali avvisi devono essere risolti prima di procedere.
Il ripristino della modalità azienda singola è supportato, ma i servizi 3CX verranno riavviati e le chiamate attive potrebbero essere interrotte. Pianificate la modifica di conseguenza, eseguite un backup aggiornato e verificate in seguito utenti, DID, messaggi audio, rubriche, permessi e instradamento.
Per i passaggi completi di configurazione, consultate la guida alla configurazione Multi-Azienda.
Multi-Azienda o centralino dedicato?
La decisione si riduce al grado di indipendenza di cui ciascun cliente ha bisogno.
- Multi-Azienda: Se un cliente può operare come un unico dipartimento aziendale, la separazione del tenant è importante e una gestione centralizzata del centralino ha senso.
- Istanza dedicata: Se il cliente necessita di una propria struttura per i dipartimenti, integrazioni, automazioni complesse o un maggiore controllo sulle funzionalità a livello dell’intero sistema.
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