COVID 19 – 5 passi per preparare il vostro business per un secondo Lockdown

Una seconda ondata del coronavirus è qui. E serve un piano chiaro e ben definito per prepararsi a un secondo lockdown. Le 5 fasi di questo articolo garantiranno che la vostra azienda abbia le comunicazioni di cui ha bisogno, non solo per sopravvivere, ma anche per prosperare nei prossimi mesi e anni.

Molti esperti ritengono che una seconda ondata di coronavirus possa essere più lunga della prima. Le statistiche sostengono questa idea. Alcuni paesi, come la Gran Bretagna, l’Italia e la Spagna, sono stati colpiti precocemente e duramente. Quando i numeri sono scesi a meno di 100 al giorno a giugno e luglio, abbiamo tutti tirato un sospiro di sollievo. Ma poi i casi sono aumentati di nuovo.

All’inizio di ottobre, ad esempio, la Spagna è tornata ad avere oltre 10.000 nuovi casi al giorno. Se il resto del mondo segue questo schema, molti Paesi, tra cui Stati Uniti, Brasile e Russia, potrebbero non aver ancora visto il peggio. Con ogni probabilità, presto vedremo di nuovo nuove restrizioni che vanno al di là dei disinfettanti per le mani e dei prodotti per la pulizia.

Durante il primo blocco, molte aziende sono riuscite a malapena a cavarsela. Questo valeva sia per le piccole che per le grandi imprese. Sia che si trattasse di un’interruzione della catena di fornitura, sia che si trattasse di un improvviso passaggio al telelavoro, i dirigenti delle imprese sono stati colti alla sprovvista. Questo ha perturbato il funzionamento delle imprese e ha limitato il flusso di cassa. Molti modelli di business non hanno retto. La recessione economica è diventata inevitabile.
La domanda è: come preparare il vostro business per un secondo, e potenzialmente più a lungo lockdown? Un’analisi approfondita punta a un elemento chiave:

La comunicazione.

Comunicare durante un blocco dell’attività significa molto di più di una semplice rimescolanza per riparare i buchi che si trovano. Significa costruire una soluzione completa che affronta le sfide uniche di un lockdown, sia per i vostri clienti che per il vostro team. Le persone devono essere in contatto, hanno bisogno di parlare tra di loro, di condividere pensieri e di vedersi. È importante vedere le espressioni del viso, leggere il linguaggio del corpo e costruire connessioni personali, anche quando ci si connette online. Ci sono delle ramificazioni commerciali a questo proposito.

Non ci si può permettere di sbagliare. Ma se lo fa bene, il tuo business prospererà durante una seconda ondata di coronavirus, e anche nel futuro.

Ecco 5 passi che la vostra azienda deve seguire per prepararsi al secondo lockdown.

1. Investire nelle comunicazioni

La verità è che se i clienti possono entrare in contatto facilmente e il vostro team riuscirà a comunicare in modo efficace, continueranno ad acquistare. Ma prima di discutere i dettagli di questi, è importante guardare al quadro generale. Non basta fornire modi diversi per entrare in contatto.

Per ottenere la continuità del business, le comunicazioni devono essere professionali, affidabili e convenienti. Il vostro sistema dovrebbe offrire quanto segue:

• Integrazione: I canali di comunicazione menzionati di seguito dovrebbero essere tutti parte di un unico sistema telefonico aziendale. Durante una chiamata, i membri del team dovrebbero essere in grado di passare a una videochiamata e condividere gli schermi con pochi clic. L’esperienza per i clienti dovrebbe essere senza interruzioni.
• Qualità e sicurezza: Se il personale utilizza applicazioni casuali, non c’è garanzia di qualità o sicurezza. Un sistema di comunicazione integrato può offrire entrambe le cose.
• Scalabilità: Con la crescita del vostro business, crescerà anche la necessità di comunicazioni efficaci – anche dopo l’epidemia di coronavirus. La vostra suite di comunicazione deve crescere insieme a voi, in modo semplice e conveniente.

3CX riunisce tutti questi elementi. La comunicazione unificata mantengono la vostra immagine professionale, aumentano la qualità e garantiscono la sicurezza. Significa anche che state fornendo tutti gli strumenti di cui il vostro team ha bisogno. Quindi non passano il tempo a trovare strumenti online gratuiti, solo per superare un secondo blocco.

E, cosa ancora più importante, va a vantaggio dei clienti. Sapranno sempre come entrare in contatto e riceveranno sempre una risposta. Di conseguenza, mantiene la vostra attività sulla giusta traiettoria. Manterrete la produttività e la professionalità – senza un enorme impatto dei costi per la vostra azienda.

2. Stabilire una comunicazione multicanale per i clienti

Quali sono i metodi di contatto preferiti dai vostri clienti? Telefonare? Visitare il vostro sito web? I vostri clienti potrebbero essere già in lockdown e dovranno adattarsi di conseguenza. Oltre a una disponibilità telefonica affidabile, dovreste probabilmente avere le seguenti opzioni:

• Live Chat: La Live Chat offre ai clienti un modo semplice per contattarvi dal vostro sito web. Con il 3CX, possono facilmente passare dalla Live chat ad una telefonata o a una video chat.
• Business Text Messaging: Gli SMS sono veloci e convenienti. Molti clienti preferiscono inviare SMS, e voi dovete essere in grado di rispondere da qualsiasi luogo, utilizzando il numero di telefono della vostra azienda.
• Facebook Messenger: Soprattutto i nuovi clienti troveranno la vostra pagina Facebook e si metteranno in contatto con voi. È necessaria la presenza online sulle giuste piattaforme di social media. Ma c’è anche bisogno di impegno. Assicuratevi di avere un piano e gli strumenti per rispondere in tempo utile.

Queste funzionalità dovrebbero essere integrati nel vostro sistema di comunicazione. L’integrazione vi permetterà di tenere sotto controllo i vostri messaggi e di rispondere ai clienti in tempo. Senza doversi iscrivere ogni volta a diverse app.

3CX li riunisce tutti insieme nella funzione di live chat. Così ogni membro del team designato vedrà i messaggi non appena arrivano e potrà rispondere in tempo.

3. Facile Comunicazione e Collaborazione per il team

Le migliori pratiche suggeriscono che il personale dovrebbe disporre di una varietà di strumenti di comunicazione per il telelavoro, sia per comunicare tra di loro che con i clienti. Ecco alcuni canali di comunicazione che vorrete avere a portata di mano:

• Telefoni web: Un telefono web completo è essenziale. Questo permetterà ai dipendenti remoti di rispondere alle chiamate dei clienti, di trasferirle ai colleghi e di effettuare chiamate in uscita. Potranno anche chiamare altri interni e controllare la loro segreteria telefonica. Mantiene tutte le informazioni di contatto dei clienti in un unico luogo.
• Applicazioni mobili per il telelavoro: Anche quando sono lontani dal loro computer, i membri del team, che lavorano a distanza, dovrebbero essere in grado di rispondere all’interno del loro ufficio dai loro dispositivi mobili. Per non parlare delle videoconferenze, degli SMS e di altre funzioni del telefono aziendale.
• Videochiamate e conferenze: Questo permette al personale di avere riunioni virtuali con i clienti, o di fare una rapida telefonata faccia a faccia con un collega. Potrebbe essere necessario sostituire la formazione in loco con lezioni online.

Sembra probabile che vedremo misure di blocco completo dell’attività a medio termine, se non prima. Ma anche prima di questo, il vostro team dovrà seguire misure di distanziamento sociale. Un buon sistema di comunicazione può essere d’aiuto. Anche in questo caso, tutto questo dovrebbe essere integrato nel vostro sistema telefonico e disponibile su un browser web.

4. Gestire efficacemente le comunicazioni

In primo luogo, si vuole fornire le giuste forme di comunicazione. Poi, dovrete assicurarvi che funzionino secondo le necessità. Anche se alcuni processi aziendali cambieranno, potete comunque assicurarvi che stiano raggiungendo i vostri obiettivi. Ci sono due aspetti principali:

• Reportistica: Avete accesso ai dati che mostrano l’efficacia delle vostre comunicazioni? Dovreste essere in grado di ottenere una buona panoramica dell’attività delle estensioni, della durata delle chiamate e della conformità agli SLA, per citarne alcuni.
• Supervisione: I vostri strumenti di comunicazione dovrebbero consentire ai manager di avere incontri giornalieri a distanza sullo stato di avanzamento dei lavori, di effettuare chiamate individuali o di inviare una breve nota a un membro del team.
• Formazione: La formazione dei nuovi agenti del call center durante un blocco dell’attività può essere impegnativa. Con le funzionalità del call center di 3CX i manager possono sussurrare, barge in o prendere il controllo delle chat degli agenti. Questo vi permetterà di aiutare i nuovi membri del team e di assicurare che il servizio clienti sia al meglio.

5. Mantenere bassi i costi – senza tagliare gli angoli

Avere una suite di comunicazione super potente che il vostro team può usare da casa sembra fantastico. Ma come tutti gli imprenditori sanno, il costo può avere un impatto significativo.

Ecco una sorpresa. Si può effettivamente risparmiare denaro mentre ci si prepara al meglio per la seconda ondata di COVID 19. Ecco le caratteristiche che vorrete cercare:

• Tariffe fisse annuali: I tassi mensili sono spesso attraenti sulla carta. Ma nel corso dell’anno il conto si alza piuttosto rapidamente. Ancora di più quando il vostro business cresce. Le tariffe fisse annuali possono farvi risparmiare centinaia o addirittura migliaia di euro.
• Prezzi delle chiamate simultanei: Pagare con una chiamata simultanea piuttosto che per utente consente un notevole risparmio. Ad esempio, se avete bisogno di 50 estensioni per la vostra piccola impresa, ma è improbabile che utilizzerete mai più di 5 linee contemporaneamente, questa struttura di prezzi è molto più interessante. Si paga solo per l’utilizzo di cui si ha effettivamente bisogno.
• Scelte dirette: Alcune strutture di prezzo sono intenzionalmente complesse. Il prezzo sembra buono all’inizio, ma aumenta rapidamente man mano che si scelgono tutti i componenti aggiuntivi di cui si ha bisogno. Le edizioni semplici tra cui scegliere senza costi aggiuntivi consentono di risparmiare notevolmente quando si confrontano i numeri finali.
• Scelta del trunk SIP: Scegliendo il trunk SIP che meglio si adatta alle vostre esigenze risparmierete sulle chiamate interurbane e internazionali. Vi permetterà inoltre di impostare più numeri locali a costi minimi. Un sistema PBX aperto vi darà la flessibilità di scegliere.

Anche in questo caso, la parte migliore è che non si tratta di risparmiare o di scegliere tra le funzioni di cui si ha bisogno. Al contrario, è meglio equipaggiare la vostra azienda per trattare con COVID.

Fatelo correttamente: cosa ci si guadagna?

La crisi di COVID-19 è certamente un momento difficile. Ma ci sono alcune vittorie per i vostri affari. La più grande è che i vostri clienti vedranno il vostro impegno nei loro confronti.
Un altro è che una forza lavoro remota ha in realtà benefici reali e misurabili. Gli esperti hanno identificato i seguenti vantaggi nell’avere membri del team che lavorano da casa:

• Risparmi sui costi: Gli analisti hanno stimato che i datori di lavoro risparmiano 22.000 dollari all’anno per ogni lavoratore a distanza.
• Maggiore produttività: il 65% dei dipendenti a distanza ha riportato una maggiore produttività in un lavoro a distanza. Circa lo stesso numero di manager è d’accordo.
  Meglio per l’ambiente: Riduzione del pendolarismo e delle emissioni.
• Migliore salute e benessere del personale: il 55% dei lavoratori ritiene che non fare il pendolare riduca lo stress. Il 69% dei lavoratori a tempo pieno a distanza si ammala meno spesso.
• Dipendenti più coinvolti: Il lavoro a distanza e la flessibilità di lavorare da casa danno a molti dipendenti una rinnovata passione per il proprio lavoro. Li aiuta ad assumersi la responsabilità e ad essere più coinvolti.

La durata di un secondo lockdown non è qualcosa che si può controllare. Ma potete controllare l’impatto che ha sulla vostra azienda.

COVID 19: Siete pronti per la seconda ondata?

Le considerazioni di cui sopra diventano ogni giorno più importanti. Prepararsi per un altro periodo di lockdown sta diventando una realtà. Questo può significare lasciare che i dipendenti lavorino da casa durante la seconda ondata. Oppure potrebbe significare una transizione verso un team distribuito in diversi paesi. In entrambi i casi, farete meglio a farne un’opportunità piuttosto che un ostacolo.

Preparate la vostra azienda per un secondo lockdown. Ottenete la suite di comunicazione aziendale 3CX gratuita.