Usare il Server MCP 3CX per trasformare utili trascrizioni delle chiamate in basi di conoscenza per il vostro agente IA.

Le aziende dispongono già di un patrimonio di conoscenze utili all’interno delle trascrizioni delle chiamate 3CX. La sfida consiste nel trasformare tali conversazioni in informazioni che un Agente IA possa utilizzare.

Con il server MCP 3CX, puoi utilizzare un client IA come ChatGPT o Claude per esaminare trascrizioni selezionate, estrarre informazioni utili e salvarle come file Markdown (.md). Una volta verificato, il file può essere aggiunto come base di conoscenza per un agente IA 3CX, aiutandolo a rispondere a future chiamate e chat utilizzando informazioni basate su reali conversazioni con i clienti.

Continuate a leggere per scoprire come estrarre le giuste informazioni, trasformarle in una base di conoscenza e mantenerle accurate nel tempo.

Iniziare con il Server MCP 3CX

Connettete un client IA come ChatGPT o Claude al vostro Server MCP 3CX e utilizzatelo per esaminare trascrizioni di chiamate selezionate. Da lì, potrete estrarre le informazioni rilevanti per il vostro team e organizzarle in un file Markdown.

Consultate la guida connettere ChatGPT o Claude al Server MCP 3CX per indicazioni sulla configurazione, e la guida strumenti e Livelli di Permesso MCP 3CX per i dettagli sugli strumenti disponibili e sui permessi di accesso.

Il file generato può includere:

  • Chiamate e registrazioni relative a un team, una coda o un determinato periodo
  • Domande ed obiezioni frequenti dei clienti
  • Spiegazioni sui prodotti che aiutano a far progredire la conversazione
  • Motivi per cui le opportunità subiscono ritardi, vengono perse o richiedono un follow-up
  • Linguaggio dei clienti e risposte che meritano di essere esaminate

Il formato Markdown è quello consigliato perché mantiene i titoli e le relative informazioni chiaramente strutturati. All’occorrenza possono essere utilizzati anche file di testo, PDF e CSV.

Utilizzare un prompt chiaro

Indicate allo strumento IA quali chiamate esaminare, cosa omettere e cosa estrarre. Esempio di prompt:

Esamina le trascrizioni delle chiamate della “Coda Supporto” degli ultimi 30 giorni e crea un file Markdown per il nostro Agente IA 3CX. Includi le domande frequenti dei clienti con le relative risposte adeguate, le obiezioni utili con le risposte, i dettagli confermati su prodotti o servizi e le problematiche che dovrebbero essere passate a un operatore umano. Utilizza intestazioni chiare. Rimuovi nomi, indirizzi e-mail, numeri di telefono, prezzi temporanei e note interne. Non inventare fatti. Inserisci qualsiasi elemento poco chiaro sotto la sezione “Richiede revisione”. Restituisci solo l’output in formato Markdown.

Trasformare i dati raccolti in base di conoscenza

Dati in conoscenza

Una volta verificato il file Markdown, aggiungetelo come base di conoscenza per il vostro agente IA 3CX. L’Agente potrà quindi utilizzare queste informazioni aziendali durante le chiamate e le chat. La pagina delle basi di conoscenza offre inoltre agli utenti autorizzati un unico punto in cui gestire e aggiornare questi file.

Raccomandazioni per i file della base di conoscenza:

Ad esempio, un team di vendita potrebbe creare file separati di baso di conoscenza per:

  • Obiezioni di vendita e risposte utili
  • Domande che aiutano a qualificare un cliente
  • Note su prodotti e concorrenti
  • Motivi per cui le recenti trattative sono state vinte o perse

Verificare e mantere utile la base di conoscenza

Testate l’agente IA con domande reali basate sulle informazioni contenute nella base di conoscenza. Le sue risposte dovrebbero corrispondere ai file verificati e rimanere nei limiti di ciò che l’agente è tenuto a gestire. Ad esempio, a un agente IA per le vendite potrebbero essere chieste le obiezioni più comuni, spiegazioni sui prodotti, domande di qualificazione o punti che richiedono il follow-up di un operatore umano.

Se una risposta è errata, poco chiara o mancante, aggiornate la base di conoscenza anziché affidarvi alla trascrizione grezza come guida definitiva.

Mantenete la fonte focalizzata e facile da aggiornare. Iniziate con un solo team e una selezione di chiamate utili anziché cercare di includere ogni singola trascrizione. Prima di aggiungere o aggiornare un file:

  • Verificate la veridicità dei fatti rispetto alle informazioni correnti su prodotti e supporto
  • Rimuovete le informazioni personali come nomi, indirizzi e-mail, numeri di telefono e indirizzi IP
  • Rimuovete le informazioni ad uso esclusivamente interno, come prezzi temporanei e commenti interni
  • Mantenete ogni file focalizzato su un unico argomento con titoli chiari
  • Testtea nuovamente l’agente IA dopo ogni aggiornamento

Esaminate periodicamente le chiamate recenti e aggiungi nuove domande, risposte ed esempi utili man mano che si presentano.

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