Rubrica telefonica aziendale

Introduzione

3CX include sia una rubrica aziendale in cui è possibile salvare i contatti per l'accesso a livello aziendale, sia una rubrica di reparto per la condivisione dei contatti in un ambito più limitato, a livello di reparto. Queste si aggiungono alla rubrica personale di ciascun utente. Queste rubriche sono sincronizzate con le rubriche dei telefoni IP e con le app 3CX.

Le rubriche di reparto fungono anche da rubrica aziendale in modalità multi-azienda (multi-tenant). In questo caso, ogni tenant vede una rubrica aziendale separata che esiste allo stesso livello delle rubriche di reparto delle istanze a tenant singolo.

È possibile importare i contatti da un file CSV, dalle caselle di posta condivise M365. È anche possibile sincronizzare i contatti con CRM esterni, account Google e account M365.

È inoltre possibile configurare la rubrica in modo che quando un contatto presente nel sistema CRM viene cercato da un utente o quando si riceve una chiamata e il chiamante viene abbinato a un record CRM, questo venga memorizzato nella cache/salvato nella rubrica aziendale.

La sincronizzazione e la ricerca esterne non sono supportate in modalità multi-azienda.

Importazione ed esportazione delle voci della rubrica

Per importare fino a 1000 voci della rubrica è necessario un file CSV con:

  • Column headers on the first line
  • Each contact entry on a single line
  • Campi separati da una virgola, ad esempio:

FirstName,LastName,Company,Mobile,Mobile2,Home,Title,Business,Business2,Email,Other,BusinessFax,Department,Pager

Jules,Verne,Imagine Inc.,979755868,0035722444032,255645622,Manager,255645667,255633564,[email protected],255645666,255645668,Sales,

John,Smith,Example Ltd.,99887766,99887755,22334455,Manager,22334466,22334477,[email protected],22334488,22334499,Sales,

James,Kirk,Enterprise Inc,99991701,99981701,22221701,Captain,22231701,22241701,[email protected],22251701,22261701,Bridge,

Per importare le voci della rubrica in 3CX:

  1. Scaricare il file CSV di esempio della rubrica e inserire le voci della propria rubrica
  2. Nel web client, andare su “Admin → Sistema → Rubrica”

  1. Utilizzando il menu a tendina sulla destra, scegliere se importare nella rubrica aziendale o in un reparto specifico (o tenant)
  2. Cliccare sul pulsante Importa
  3. Cercare e selezionare il file CSV da importare, quindi cliccare sul pulsante “OK” nella finestra di dialogo “Fatto”:

Per esportare le voci dei contatti 3CX in un file CSV:

  1. Nel web client, andare su “Admin → Sistema → Rubrica” 
  2. Utilizzando il menu a tendina sulla destra, scegliere se esportare la rubrica aziendale o quella di un reparto specifico (o tenant)
  3. Seleziona i contatti che desideri esportare:
  1. Se non vengono selezionate voci, l'esportazione conterrà tutte le voci dell'elenco
  1. Cliccare sul pulsante Esporta
  2. Il file verrà salvato automaticamente nella cartella dei download

Sincronizzazione delle voci della rubrica con la casella di posta condivisa M365

Syncing of phonebook entries with MS 365 Shared Mailbox

Se il tuo 3CX è integrato con M365, puoi configurarlo in modo che 3CX sincronizzi automaticamente tutti i contatti dalla tua casella di posta condivisa M365 alla rubrica 3CX. Per configurarlo:

  1. Configura l'integrazione da M365 a 3CX
  2. Nel tuo web client, vai su “Admin → Sistema → Rubrica”
  3. Clicca sul pulsante M365
  4. Ora abilita Sincronizza contatti casella postale condivisa
  5. Clicca su “Aggiungi” per selezionare le caselle postali condivise che desideri sincronizzare.
  6. Questo sincronizzerà i seguenti campi: Nome, Cognome, Azienda, Cellulare, Casa, Casa 2, Lavoro, Lavoro 2, Indirizzo e-mail

Opzioni contatti

List of contact options

Nella schermata delle opzioni puoi:

  • Specificare il numero di cifre che determinerà una corrispondenza del contatto. È possibile abbinare l'intero ID o solo una parte di esso. In pratica, l'ID chiamante potrebbe variare a seconda del numero di telefono, pertanto si consiglia un valore pari a 7.
  • Specificare l'ordine di visualizzazione della rubrica.
  • Facoltativamente, è possibile anteporre/aggiungere il nome del reparto, della coda o della regola DID all'ID chiamante.

Integrazione CRM - Memorizzazione dei contatti

È possibile aumentare l'efficacia della corrispondenza dell'ID chiamante dal proprio sistema CRM facendo corrispondere tutte le chiamate in entrata o in uscita che vengono risolte a un contatto memorizzato nella rubrica 3CX. Tuttavia, è necessario tenere presente che i record dei clienti memorizzati saranno visibili a tutti gli utenti dell'azienda.

Questa opzione può essere abilitata o disabilitata nel client web da “Admin → Integrazioni → CRM”.

Identificazione del tipo di contatto

I diversi tipi di contatti sono contrassegnati nella rubrica con un badge del tipo di contatto nell'angolo in basso a destra.

Per saperne di più

Ultimo aggiornamento

Questo documento è stato aggiornato il 23 febbraio 2026

https://www.3cx.it/doc/manuale/rubrica-telefonica/